Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningens IT-system och behandlingar

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Aksel är ett verksamhetssystem för att kunna administrera deltagare i olika arbetsmarknadsåtgärder. Systemet är endast för anställda inom Arbetsmarknad och integration och då främst arbetsmarknadskonsulter och arbetsledare. Aksel används för att dokumentera beslut, syfte och mål kring varje deltagare och vilka aktiviteter som görs utifrån syftet med anvisningen och deltagarens mål mot arbete eller studier.

Informationen sparar på fysiska servrar som Luleå Kommun äger och servrar själva.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Personuppgifterna kommer från våra anvisade aktörer, Socialtjänsten samt Arbetsförmedlingen men även från deltagaren själv.

Rättslig grund

Allmänt intresse samt Uppdraget är en förlängning av myndighetsutövande av Arbetsförmedlingen och Socialförvaltningen. Förordning om särskilt anställningsstöd (2015:503) Förordning om arbetsmarknadspolitiska program (2000:634)

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Deltagare:

• Identifieringsuppgifter: [Personnummer/samordningsnummer eller födelsedatum (valfritt), förnamn, efternamn]
• Kontaktuppgifter: [telefonnummer, e-postadress, bostadsadress]
• Rollinformation för användare
• Dokumentation: [Beslut som den anvisande myndigheten använder vid anvisningen till oss, Utvecklingsplan – mål och delmål, aktiviteter man deltagit på samt noteringar. Dokument som beslutsunderlag och beslutsmeddelande samt sökandepresentation från Arbetsförmedlingen. CV och ev. lönebeslut vid anställning]
• Logginformation

Handläggare/administratör:

• Identifieringsuppgifter: [Förnamn, efternamn, användarnamn]
• Kontaktuppgifter: [telefonnummer, e-postadress]
• Rollinformation för användare

Arbetsgivare

• Företagsuppgifter [Arbetsplatsens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-post, företags-/yrkesklassificering (SSYK), foto, antal anställda, antal lediga platser för praktik, noteringar]
• Kontaktpersoner på företaget [Namn, titel, telefonnummer, e-postadress, noteringar]
• Noteringar angående kontakt och ev. överenskommelse

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer (arbetsmarknadskonsult och eventuellt arbetsledare.

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).
  • Statistiska centralbyrån (SCB), avkodad statistik över avdelningens arbete

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande och det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Uppgifterna sparas så länge individen är inskriven i Arbetsmarknads- och integrationsavdelningens åtgärder.

Gallring sker genom att uppgifterna anonymiseras efter 2 år. Det innebär att man raderar alla uppgifter som identifierar dig som registrerad, men ger möjlighet för verksamheten att erhålla aggregerad statistik.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Arbetmarknads- och utbildningsförvaltningen använder ett elevadministrativt system för att:

• Administrera/handlägga utbildning inom förskola, grundskola, gymnasie och vuxenutbildningen.
• Tillhandahålla ett personregister över elever och skolpersonal.
• Tillhandahålla underlag för fakturering/utbetalning.
• Tillhandahålla personuppgifter till, samt styra tillgång/behörighet till andra integrerade system.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

• Personuppgifterna hämtas i huvudsak från folkbokföringen, Navet (Skatteverkets system för distribution av folkbokföringsuppgifter till offentliga aktörer, det vill säga myndigheter, kommuner och regioner).
• Uppdatering av vår administrativa personal.
• Uppgifter du själv tillhandahållit.

Rättslig grund

Olika rättsliga grunder blir aktuella beroende på uppgift/behandling. Arbetsuppgifterna som utförs med hjälp av vårt elevregister baseras på rättsliga grunderna av allmänt intresse, myndighetsutövning. Skolväsendets uppgifter fastställs i skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket, nämnden eller annan behörig instans.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Identifieringsuppgifter
• Kontaktuppgifter
• Roller
• Dokumentation
• Kopplade enheter

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga systemanvändare.
  • Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras).

• Externt:
  • Statisktiska centralbyrån (SCB), Centrala studiestödsnämnden (CSN), Universitets- och högskolerådet (UHR), Arbetsförmedlingen (AF), Skolverket och Försäkringskassan (FK).
  • Samverkan med utbildningsanordnare.
  • Uppgifter kan komma lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning.

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Följande information kommer att bevaras och arkiveras.

• Elevhistorik – Bevaras
• Betygskataloger – Bevaras
• Elevdokumentation – Gallras vid inaktualitet.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Vuxenutbildningen använder molntjänsten EducateIT som stöd i kunskapstester i svenska, svenska som andraspråk, SFI, engelska, matematik och naturvetenskap och hjälper studerande att hamna på rätt nivå i utbildningssystemet.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Personuppgifter som du själv eller berörd handläggare/systemadministratör uppgett vid användning av tjänsten.

Rättslig grund

Myndighetsutövning. Skolväsendets uppgifter fastställs i skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket, nämnden eller annan behörig instans.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Identifieringsuppgifter: [Personnummer/samordningsnummer eller födelsedatum (valfritt), förnamn, efternamn, juridiskt kön]

Kontaktuppgifter: [telefonnummer, e-postadress]

Test, omdömen och resultat
Ljud- och videoinspelning

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/lärare
    

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

För e-tjänster finns information om hur vi behandlar dina personuppgifter i direkt anslutning till aktuell tjänst.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Peronuppgifter anger du själv när du använder e-tjänsterna varierar beroende på e-tjänst.

Rättslig grund

Allmänt intresse

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Varierar beroende på e-tjänst och vilka personuppgifter i direkt anslutning till aktuell tjänst.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer

• Externt:
  
  • Norrbottens enämnd

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Ingen överföring sker av personuppgifter till tredje land.

Lagring

Varierar beroende på e-tjänst och framgår i e-tjänsten.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Inom arbetsmarknadsförvaltningen finns allmänna handlingar som omfattas av offentlighetsprincipen och andra lagkrav. För att efterleva dessa har vi ett system för diarieföring och en separat förvaringsplats för de handlingar som inte finns i ett verksamhetssystem.

Ändamålet med behandlingen

Arbetsmarknadsförvaltningen har detta system och förvaringsplats för att:

• diarieföra och söka fram allmänna handlingar
• arkivera allmänna handlingar som ska bevaras
• tillhandahålla allmänna handlingar vid begäran.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

• Elev
• Medborgare
• Annan förvaltning inom kommunen
• Annan kommun
• Annan myndighet
• Leverantörer
• Uppgifter du själv tillhandahållit

Rättslig grund

Olika rättsliga grunder blir aktuella beroende på uppgift/behandling. Hanteringen och lagringen för dessa behandlingar baseras på de rättsliga grunderna allmänt intresse och myndighetsutövning. Det som styr hur vi behandlar allmänna handlingar är

• Tryckfrihetsförordning (1949:105)
• Offentlighets- och sekretesslag (2009:400)
• Arkivlag (1990:782)
• Förvaltningens dokumenthanteringsplan
• Andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket, nämnden eller annan behörig instans.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Elever
• Anhöriga/kontaktperson
• Personal
• Medborgare
• Leverantörer

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga systemanvändare
  • Andra interna tjänstepersoner som har behörighet till systemet och/eller förvaringsplatsen
  • Stadsarkivet (avser de uppgifter som ska bevaras)
  • Medborgare, företag och så vidare på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning.
    

• Externt:
  • Medborgare, företag osv på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Ingen överföring sker av personuppgifter till tredje land

Lagring

Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv:

• Allmänna handlingar som ska bevaras.

Olika gallringstider gäller för olika behandlingar. Beroende på behandling kan gallringstiden variera exempelvis allt från några månader till flera år, enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

För att kunna erbjuda ett arbete under sommaren samt möjliggöra all administration kopplad till det.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Feriejobbare: Främst via vår e-tjänst där ungdomen själv fyller i en ansökan. Några enstaka via blankett eller förmedling från annan åtgärd/förvaltning(internt).

Arbetsplatser: Via e-tjänst.

Rättslig grund

Feriejobbare: Avtal med den registrerade

Arbetsplatser: Uppgift av allmänt intresse

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn
• Adress
• E-postadress
• Personnummer
• Telefonnummer
• Eventuell allergi

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer.
  • Lönesystem.

• Externt:
  • Handledare på arbetsplatserna.
  • Statlig myndighet i samverkan.

Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Indirekt. Vi skickar listor som innehåller personuppgifter via mail(outlook) till handledare.

Lagring

2 år (raderas 1 år efter arkivering)

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Arbetsmarknadsförvaltningen använder ett verksamhetssystem som heter Framtidskortet i studie- och yrkesvägledningen. Framtidskortet är en molntjänst. För att kunna arbeta i Framtidskortet loggar vägledaren in på sitt användarkonto på Framtidskortets webbplats. Klienten har inget eget konto utan når enkelt kortlekarna via en länk i ett utskick. En digital kortlek fungerar på samma sätt som en fysisk kortlek. Klienten sorterar korten i olika kategorier, antingen framför datorn eller i mobilversionen. Korten kan innehålla allt från information, frågor och påståenden till filmer, bilder och länkar. Vill man inte använda någon av de färdiga kortlekarna har vägledaren full frihet att skapa nya kortlekar, bestämma kortens innehåll och i vilka högar de ska kunna sorteras. Fantasin sätter gränserna. När klienten sorterat korten kan vägledaren förbereda ett vägledningssamtal genom att granska resultatet av utskicket. Tillsammans går sedan klienten och vägledaren igenom sorteringen och bearbetar korten genom att vikta, prioritera och konkretisera dem. Denna arbetsgång underlättar ett tydliggörande av vilka faktorer som påverkar valet eller utmaningen som klienten står inför. Målet är att diskutera realistiska och inspirerande framtidsidéer om vidare studier och karriärval. Efter slutfört vägledningssamtal exporterar vägledaren en sammanställning till klienten. Därefter raderas klienten från Framtidskortet alt. automatiskt efter 90 dagar (om inte annan överenskommelse görs).

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Personuppgifter samlas endast in i de fall ett formulärfält med kontaktuppgifter skapas. (avgör vägledare av utskicket). En klientens e-postadress krävs för att vägledare och klient ska kunna bearbeta korten gemensamt i systemet. I annat fall blir klienten anonym.

Rättslig grund:

Allmänt intresse.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Om vägledaren skapar ett formulärfält avgör hen själv vilka kontaktuppgifterna är. Vanligt förekommande är för- och efternamn samt e-postadress.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga användare - ansvarig vägledaren - av utskicket. Lämnas inte ut till tredje part.
• Externt:
  • Ej aktuellt

Automatiskt beslutsfattande/profilering:

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande. Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land:

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring:

Automatisk rensning av samtliga personuppgifter efter 90 om ingen annan överenskommelse görs.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Generic SMS Webb används för att skicka och ta emot SMS mellan deltagare och handläggare via en klient i Webbläsaren.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Personuppgifter som du själv eller berörd handläggare uppgett vid användning av tjänsten.

Rättslig grund:

Allmänt intresse.

Uppdraget är en förlängning av myndighetsutövande av Arbetsförmedlingen och Socialförvaltningen. Förordning om särskilt anställningsstöd (2015:503) Förordning om arbetsmarknadspolitiska program (2000:634)

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• namn
• telefonnummer
• SMS-meddelanden

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer.
    

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
    
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering:

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land:

Ingen överföring sker av personuppgifter till tredje land.

Lagring

• Behöriga handläggare/administratörer ansvarar specifikt för manuell utgallring av personuppgifter i funktionen Kontakter i samband med att deltagare/klient skrivs ut, avslutas eller när användning av uppgifterna inte längre är aktuell.
• Automatisk gallring av SMS-konversation sker efter 50 dagar.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

ILT Education används för att ge Vuxenutbildningens elever tillgång till inläst (kurs)litteratur, undervisningsfilmer och läromedelsguider på modersmål.
För att kunna använda detta behöver eleverna ett konto.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Via integration till interna verksamhetssystem. Åtkomst till tjänsterna sker via Skolon (en plattform för skolans digitala verktyg) och förutsätter att en finns i vårt elevregister eller är personal.

Rättslig grund

Allmänt intresse (med stöd av Skollagen (2010:800), 20 kap. Kommunal vuxenutbildning).

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

För elever:

* namn
* e-post = användarnamn
* skola
* grupp
* eventuella talboksrättigheter

För personal:
* namn
* e-post
* befattning
* organisation
* personnummer och telefonnummer (för de som hanterar talboksrättigheter)

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer
    

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen efter sekretessprövning

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiserat beslutsfattande och det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

För detta IT-stöd som tillhandahålls av biträdet/leverantören kan tredjelandsöverföring bli aktuell. Personuppgifter får överföras till länder utanför EU/EES endast om de bedöms ha tillräcklig skyddsnivå. För underbiträdet Amazon web services finns särskilda säkerhetsåtgärder.

Lagring

När elever inte längre studerar hos oss inaktiveras kontot hos ILT 30 dagar. Kontot finns dock kvar ytterligare 30 dagar för statistikändåmål men är då anonymiserat. Därefter raderas det helt.
Samma gäller för personalens konton.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Vuxenutbildningens bibliotek behandlar dina personuppgifter för att du ska kunna låna och/eller reservera media hos oss.
När du är kund hos Vuxenutbildningens bibliotek kan du också låna och/eller reservera media från folkbiblioteken i Norrbotten. Du har även tillgång till deras e-tjänster. Se www.bibblo.se Länk till annan webbplats.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Personuppgifterna får vi från:

• Navet (Skatteverkets folkbokföring)
• Kunderna uppger själva e-post och telefonnummer
• KID (=Kommuninvånardata). Används när Navet inte är tillgängligt

Rättslig grund

“Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning”.
Enligt Bibliotekslagen ska allmänheten avgiftsfritt kunna få tillgång till litteratur under en viss tid, oavsett publiceringsform. Biblioteken behöver behandla personuppgifter från de som lånar media. När ett bibliotek tar ut avgifter för försenade/förkomna/förstörda böcker eller stänger av en kund betraktas det som myndighetsutövning.

“Behandlingen är nödvändig för att fullgöra ett avtal i vilken den registrerade är part eller för att vidta åtgärder på begäran av den registrerade innan ett sådant avtal ingås”.
För att ett bibliotek ska kunna fullgöra ett låneavtal är det nödvändigt att veta vem kunden är och hur biblioteket kan komma i kontakt med kunden.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn
• Adress
• Personnummer eller motsvarande
• Telefonnummer (som vi fått av kunden)
• Mejladress (som vi fått av kunden)
• Lånekortsnummer
• PIN-kod (krypterad)
• Hembibliotek
• Förvalt hämtställe (för reservationer)
• Enhet
• Biblioteksdatasystemets låntagar-id
• Vem kunden är målsman för
• tillgång till Meröppet
• Minneslistor på bibblo.se, om du själv har skapat sådana

För personer med skyddade personuppgifter syns inte namn eller adress i låntagarregistret.
Det är frivilligt för kunden att uppge mobiltelefonnummer och/eller mejladress. Om både mobiltelefonnummer och mejladress saknas sker kommunikationen via vanlig post (via Skatteverket) vilket gör att det tar längre tid innan informationen når kunden.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Bibliotekspersonal har tillgång till och hanterar personuppgifterna.
    Personal har tystnadsplikt när det gäller kunders bibliotekslån, reservationer och användning av informationsteknik. (Offentlighets- och sekretesslagen, kap. 40, 3§)
    

• Externt:
  • Biblioteksdatasystemet delas med övriga kommuner i Norrbotten. Personalen på dessa bibliotek har också tillgång till personuppgifterna.
    Vid fjärrlån bifogas kundens lånekortsnummer.
    Personal har tystnadsplikt när det gäller kunders bibliotekslån, reservationer och användning av informationsteknik. (Offentlighets- och sekretesslagen, kap. 40, §3)Personuppgifter delas också med kommunens ekonomienhet om biblioteket p g a ej återlämnade eller skadade medier skickar räkning till kunder. Underlag för dessa räkningar sparas en tid för att kunna följa upp ärenden.
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Kundernas lånekort blir automatiskt spärrade när en obetald skuld är större än 100 kr eller när lån är så försenade att räkning har skickats ut.
Denna spärr har föregåtts av påminnelser (mejl/sms/brev).

Överföring till tredje land

Personuppgifter delas med länder utanför EU när du använder våra e-tjänster. Till exempel delas personuppgifter med USA om du använder filmtjänsten Cineasterna eller tidningstjänsten Pressreader.

Lagring

Information om återlämnade lån sparas i sju dagar för att biblioteket ska kunna kontakta kunden om t ex saknat eller skadat material.
Om du själv har angett att du vill att uppgifter om tidigare lån ska sparas längre görs det.

Biblioteket sparar dina personuppgifter så länge som du är aktiv låntagare. Om du inte har använt tjänsten på mer än 3 år raderas uppgifterna (om du inte har pågående lån eller skulder).

Du har rätt att be att dina uppgifter raderas (om du inte har pågående lån eller skulder) men då kan du inte längre använda bibliotekens tjänster.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Formulär används för att samla in information om kompetensbehov för att stödja företagens eller organisationens verksamhet. Informationen som samlas in kommer att användas för att stödja utvecklingen av näringslivet via information, dialog och erbjudanden.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Uppgifter som du själv lämnat.

Rättslig grund

Vi behandlar dina personuppgifter i enlighet med dataskyddsförordningen (även kallad GDPR). Den lagliga grunden är allmänt intresse och baseras på politiskt beslut.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn
• Arbetsrelaterad information (till exempel befattning, avdelning)
• Uppgifter om önskad kompetens och utbildningsbehov
• Kontaktinformation (till exempel e-postadress, telefonnummer)

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

Uppgifterna som samlas in och kommer att hanteras av Luleå kommuns följande nämnder;
Arbetsmarknads- och gymnasienämnden, Luleå Business Region, Kommunstyrelsen, samt leverantör som tillhandahåller enkätverktyget.

I förekommande fall kan vi komma att dela dina kontaktuppgifter till arbetssökande.

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Förekommer ej

Överföring till tredje land

Vi kommer inte att överföra eller på annat sätt tillgänglig göra dina personuppgifter för land utanför EU/EES eller internationell organisation.
Enligt offentlighetsprincipen har alla rätt att ta del av allmänna handlingar. Det betyder att om någon vill ta del av en allmän handling så kan vi komma att lämna ut den efter sekretessbedömning.

Lagring

Vi kommer att spara dina personuppgifter i 12 månader i syfte att
bearbeta och analysera de insamlade uppgifterna samt genomföra eventuella åtgärder/insatser. Efter 12 månader raderas de insamlade uppgifterna.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

I kurs engelska 7 på vuxenutbildningen ingår ett moment där elevens muntliga presentation filmas och är ett underlag för betygsättning.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Dig själv

Rättslig grund

Allmänt intresse

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Deltagare:
  • Förnamn
  • Filmen

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Lärare

• Externt:
  • Inga personuppgifter delas.

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande och det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Lagring sker i lärarens hemmakatalog H:/ (Luleå kommuns filserver)

Filmer raderas senast en vecka efter kursavslut.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål

Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen och vuxenutbildningen i Luleå har olika insatser för att hjälpa utrikesfödda att snabbt komma in i arbetslivet. På vägen till att bli självförsörjande är språket en viktig del. Därför har Luleå kommun valt att använda webbverktyget Lingio för att stötta språkutvecklingen i svenska och yrkessvenska. Kursdeltagarna har tillgång till övningar dygnet runt i sina mobiler och kan lära sig på sina egna villkor.

Personuppgifterna har vi fått ifrån

Personuppgifter som du själv eller berörd handläggare uppgett vid användning av tjänsten.

Rättslig grund

Allmänt intresse.

Uppdraget är en förlängning av myndighetsutövande av Arbetsförmedlingen och Socialförvaltningen. Förordning om särskilt anställningsstöd (2015:503) Förordning om arbetsmarknadspolitiska program (2000:634)

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn
• Telefonnummer
• Epost

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer.
    

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
    
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Ingen överföring sker av personuppgifter till tredje land

Lagring

Personuppgifterna hanteras av en molnleverantör med säte i Sverige. All överföring mellan användarens klient och molnet sker över en krypterad SSL-länk.

Alla personuppgifter säkerhetskopieras med en komplett backup regelbundet. Alla säkerhetskopior är krypterade.

Personuppgifter raderas kontinuerligt maximalt tre månader efter att en kursomgång är avslutad.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Progma är ett gammalt elevregister som inte uppdaterats sedan 2002. Person har beställt att få ut sina betyg via e-tjänst. Lämnade personuppgifter används för att vuxenutbildningen ska kunna söka fram och skriva ut betyg. Om betyg saknas skrivs i sällsynta fall intyg ut.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Inga nya uppgifter samlas in i elevregistret Progma.

Rättslig grund

Persons betyg har förkommit och person vill ha ut sina betyg. Om betyg saknas skrivs i sällsynta fall intyg ut

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Inga personuppgifter behandlas/förs in som nya. Betyg söks fram via personnummer.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Administratör.

• Externt:
  • 
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Vuxenutbildningen äger databasen som inte kommer att gallras.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Vi behandlar dina uppgifter för att planera dina studier på sfi. Kartläggningen används för att få information om vad du har studerat och arbetat med i ditt hemland, hur du studerar svenska, om dina digitala kunskaper samt vad du vill göra i framtiden.
I kartläggningen kan också komma fram information som är viktigt att veta, t.ex. att man behöver studera på förmiddagen på grund av arbete eller att eleven villl träna extra mycket på färdigheten tala. Vi skriver inte in några känsliga uppgifter,

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Uppgifterna kommer från eleven. Vi för anteckningar när vi är i ett möte med eleven. Vi informerar syftet med kartläggningsmötet och frågar eleven om det är OK att skriva anteckningar och ge dem till läraren.

Rättslig grund

Allmänt intresse/Myndighetsutövning

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn och hemland
• Födelsedatum
• Utbildning innan SFI
• Arbetserfarenhet
• Språk

Kartläggning: litteracitet, elevens erfarenheter av arbetslivet, mål, intressen och behov. Användning av digital teknik och andra språk utöver starkaste språket. Strategier att lära sig språket.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Lärarna, studie- och yrkesvägledarna, rektorn
  • Flyktingsamordnarna om kartläggningen finns på Teams

• Externt:
  • 
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Uppgifterna sparas så länge individen är inskriven i AMF:s åtgärder

Gallring sker genom att uppgifterna anonymiseras efter 3 månader. Det innebär att man raderar alla uppgifter som identifierar dig som registrerad, men ger möjlighet för verksamheten att erhålla aggregerad statistik.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen använder ett verksamhetssystem som heter Skills för att administrera deltagare i olika arbetsmarknadsåtgärder. Skills är en molntjänst som nås via webbläsaren eller via en app. Både handläggare som stöttar deltagaren och deltagaren själv använder Skills i syfte att närma sig målet arbete eller studier.

I Skills finns verktyg som används för att kartlägga kompetens, resurser och behov samt identifiera mål och delmål, planering och uppföljning av insatser, matchning mot jobb, praktikplatser och utbildningar, kommunikation, statistik och loggdata. Skills är ett transparent system som ger deltagaren full insyn i den information som lagras. Skills används även för att registrera de företag som förvaltningen samverkar med.

Personuppgifterna har vi fått ifrån

• Personuppgifter som du själv eller berörd handläggare/systemadministratör uppgett vid användning av tjänsten.
• Personuppgifter från anvisande myndighet eller förvaltning.
  

Rättslig grund

Allmänt intresse.

Uppdraget är en förlängning av myndighetsutövande av Arbetsförmedlingen och socialförvaltningen. Förordning om särskilt anställningsstöd (2015:503) Förordning om arbetsmarknadspolitiska program (2000:634)

Att underlätta samarbete kring lärande och kvalitet, samt arbetet för personal, barn och elever i utbildningsväsendet i enlighet med skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket eller annan behörig myndighet.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas

• Deltagare:
  • Identifieringsuppgifter: [Personnummer/samordningsnummer eller födelsedatum (valfritt), förnamn, efternamn, juridiskt kön]
  • Kontaktuppgifter: [telefonnummer, e-postadress]
  • Rollinformation för användare
  • Foto (valfritt)
  • Dokumentation: [Kartläggningar, kompetenser, utbildningar, självskattningar, dokumenterade framsteg, mötesanteckningar, daganteckningar, chattmeddelanden, närvaro, beslut, sysselsättning, dokumentbibliotek]
  • Kopplad enhet
  • Logginformation

• Handläggare/administratör:
  • Identifieringsuppgifter: [Förnamn, efternamn, användarnamn]
  • Kontaktuppgifter: [telefonnummer, e-postadress]
  • Rollinformation för användare
  • Foto (valfritt)
  • Kopplade enheter

• Arbetsgivare
  • Företagsuppgifter [Arbetsplatsens namn, organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-post, företags-/yrkesklassificering (SSYK), foto, antal anställda, antal lediga platser för praktik, noteringar]
  • Kontaktpersoner på företaget [Namn, titel, telefonnummer, e-postadress, noteringar]

Som deltagare har du direktåtkomst till dina personuppgifter och dokumentation via verktyget.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer.
  • Förvaltning i samverkan kring en deltagare
    
  • Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras)

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
  • Myndighet i samverkan kring en deltagare
  • Arbetsgivare i samverkan kring en deltagare
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Gallring sker genom att uppgifterna anonymiseras. Det innebär att man raderar alla uppgifter som identifierar dig som registrerad, men ger möjlighet för verksamheten att erhålla aggregerad statistik.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Skola24 är ett webbaserat system för schemaläggning och frånvarorapportering.

I dagsläget behandlas inga elever från vuxenutbildningen i Skola 24.

I systemet har föräldrar möjlighet att:

• Ta del av schema för sitt/sina barns lektioner.
• Ta del av frånvaro och göra frånvaroanmälningar.
• Ansöka om ledighet.
• Få ut en grafisk översikt kopplad till elevens frånvaro.
• Få ut en klasslista och en lista med kontaktinformation till elevens lärare.
• Kontakta skolan via Felrapporter och förslag.
• Läsa artiklar (information på startsidan) som skolan publicerat till Skola24.
• Använda Skola24 MobilApp för att:
  • Ta del av schema
  • Göra frånvaroanmälningar

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Rättslig grund

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • 
    

• Externt:
  • 
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Överföring till tredje land

Lagring

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Behandlingen av personuppgifter sker i syfte att kunna erbjuda den webbaserade tjänsten Skolon för att tillgängliggöra digitala skolverktyg och läromedel från en gemensam samlingsplats.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Biträdet kommer via teknisk integration samla in data via en automatiserad synkronisering med skoladministrationssystemet Edlevo.

Rättslig grund

Allmänt intresse

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Följande personuppgifter är hänförliga till vuxenutbildnings elever & personal

• Identity number
• Namn
• Kontaktinformation: E-postadress
• Organisationsinformation
• Inloggningsuppgifter (användarnamn och lösenord)
• Behörigheter
• Kopplade licenser till digitala läromedel/verktyg
• Resultat och utvärdering
• Roll (elev, lärare, administratör)
• IP-adress och platsreferens (baserat på IP-adress).
• Information om webbaktivitet, interaktion, data om tjänsteanvändning, inloggad tid.
• Foto (profilbild)

Skolon kommer via teknisk integration samla in data via en automatiserad synkronisering med skoladministrationssystemet Edlevo.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga systemadministratörer/handläggare/lärare.
  • 
    

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Gallring av personuppgifter sker direkt via den tekniska koppling (Skolfederation) som upprättas mellan personuppgiftsansvarig och personuppgiftsbiträde. De användaruppgifter som skall gallras kan tas bort i personuppgiftsansvariges eget system (Edlevo), alternativt manuellt i Skolon.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Speedadmin Play är ett elevhanteringssystem för Kulturskolans verksamhet.

Ändamålet är att kunna administrera:

• Anmälning och antagning till Kulturskolan
• schemaläggning av elevers lektioner
• närvarokontroll
• lokalbokning
• konsertbokningar
• deltagar- och vårdnadhavarkontrakt
• fakturering
• förhyrning av instrument
• information till elever och vårdnadshavare
• statistik.

Personuppgifterna har vi fått ifrån

• Personuppgifter som du som vårdnadshavare själv uppgett i ansökan eller berörd handläggare/systemadministratör uppgett vid användning av tjänsten.
  

Rättslig grund

Allmänt intresse och avtal.

Den kommunala kultur- och musikskolan är en frivillig verksamhet. Det finns ingen lagstiftning som ålägger kommunerna att bedriva eller finansiera en sådan verksamhet. Baseras på beslut i kommunfullmäktige.

Avtal: i samband med instrumenthyra.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas

• Elev:
  • Namn
  • Kön
  • Adress
  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • E-postadress
    
  • Skola
  • Klass
• Vårdnadshavare:
  • Namn
  • Adress
  • Personnummer
  • Telefonnummer
  • E-postadress
• Via teknisk integration förs följande uppgifter till den personuppgiftsansvariges ekonomisystem:
  • Betalningsinformation
  • Kundidentitet
    
• Handläggare/administratör:
  • Identifieringsuppgifter: [Förnamn, efternamn, adress, användarnamn, personnummer]
  • Kontaktuppgifter: [telefonnummer, e-postadress]
  • Rollinformation för användare

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer.
    
  • Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras)

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
  • Vid instrumenthyra så vidareförmedlas uppgifterna till kommunens ekonomisystem
  • SCB - för statistik
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv: Elevregister

Följande information gallras vid inaktualitet: Deltagaranmälningar, närvaro, deltagargrupper och hyresavtal.

Detta enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Gallring sker genom att uppgifterna anonymiseras. Det innebär att man raderar alla uppgifter som identifierar dig som registrerad, men ger möjlighet för verksamheten att erhålla aggregerad statistik.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Studenska syftar till att skapa en effektiv och anpassningsbar utbildningsupplevelse för varje användare. Plattformen utgör ett verktyg för läraren att nå ut med sina uppgifter till elever som studerar på plats och distans och därmed underlätta och effektivisera undervisningen både för elev och lärare. Vi behandlar dina personuppgifter för att säkerställa att varje användare kan unikt identifieras och få tillgång till sina personliga utbildningsdata och för att kunna följa upp elevernas framsteg och ge stöd där det behövs.

Personuppgifterna har vi fått ifrån

• Personuppgifter som du själv eller berörd handläggare/systemadministratör uppgett vid användning av tjänsten.
  

Rättslig grund

Allmänt intresse. Med stöd av Skollagen (2010:800) 24 kap. 1 § samt 11 § - 15 § och Förordning (2000:634) om arbetsmarknadspolitiska program.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas

• Deltagare:
  • Namn
  • E-postadress
  • Rollinformation för användare
  • Dokumentation: [Textinlämningar, Svar på uppgifter, ljudinspelningar på uttal]
    
  • Logginformation

• Lärare/administratör:
  • Namn
  • E-post
  • Rollinformation för användare
  • Kopplade elever/grupper
  • Logginformation

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till

• Internt:
  • Behöriga lärare/administratörer.

• Externt:
  • Lämnas ej ut

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Elevarbete: Personuppgifter relaterade till elevarbete (t.ex. svar på uppgifter, ljudinspelningar och textinlämningar) sparas i max 90 dagar för aktiva elever.

Radering vid avstängning: Alla personuppgifter raderas omedelbart när en elev avstängs, oavsett hur länge de har varit aktiva.

Ingen backup av data sker.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Med chatboten SYV-Kim erbjuder vuxenutbildningen besökare på hemsidan ett textsamtal med en som lärt sig var svaren finns på webbplatsen, man kan säga att SYV-Kim är vår ”vägvisare” på webben. SYV-Kim tolkar frågor och svarar med att länka till svaren, det gäller både interna och externa webbplatser. Något förenklat innebär det att vi har lärt SYV-Kim att uppfatta en fråga och ställa rätt uppföljningsfrågor för att sedan ta besökare till den plats på webben där svaret finns (om informationen saknas, skapar vi ett unikt svar). SYV-Kim effektiviserar och kvalitetssäkrar kommunikationen med besökare på hemsidan, ersätter bl. a sökfält och FAQ-sidor och minskar frågorna till verksamhetens telefoni, e-post och chatt.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Tjänsten kräver inte att du uppger uppgifter om dig själv eller någon annan person och det är heller inte något vi efterfrågar.
Chatten är ett öppet inmatningsfält, vilket innebär att du som nyttjar tjänsten kan mata in valfria uppgifter.

Personuppgifter hanteras även avseende den personal hos oss som administrerar systemet (inloggningsuppgifter).

Rättslig grund

Allmänt intresse enligt kommunens riktlinjer för digitala kommunikationskanaler.

Digitala kommunikationskanaler Pdf, 549.4 kB.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Inloggningsuppgifter för personal som administrerar tjänsten (namn, e-postadress).

Eventuella personuppgifter som du som nyttjar tjänsten uppger. De uppgifter som Chattboten identifierar som personuppgifter anonymiseras dock efter 60 min.

Följande data insamlas dock alltid:

• Kommuntillhörighet
• Del av IP-adress (används för att analysera från vilken region, land som chatten initieras från)

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga systemadministratörer

• Externt:
  • Berörda systemleverantörer

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Leverantören av tjänsten anlitar Amazon och Microsoft som underbiträden.

Lagring

Det du skriver till SYV-Kim kommer att lagras i en logg i 31 dagar innan det raderas helt. I de fall personuppgifter förekommer i chattkonversationen så kommer de anonymiseras senast efter 60 min.

SYV-Kim anonymiserar din information omedelbart om du skriver:

• Ett nummer med fler än 6 siffror (exempelvis telefonnummer).
• E-post.
• Hälsorelaterad information.
• Information som anger om du är man eller kvinna.
• Information om din sexuella läggning.
• Information om din politiska uppfattning.

Du kan välja att radera hela chatten som du har haft med SYV-Kim. Det gör du när som helst genom att klicka på : ikonen i chattfönstret och sedan välja Radera samtal.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Barn- och utbildningsnämnden använder Tempus för resursplanering och schemaläggning inom förskola och fritidshem.

I Tempus Hemma ger vi vårdnadshavare till barn på förskola eller fritidshem möjlighet att lägga närvaroschema och registrera frånvaro direkt via webben eller via en app på din smartphone.

Tempus omfattar följande delar:

• Tempus Admin: En portal för verksamheten att administrera Tempus, kommunicera med vårdnadshavare och eller annan personal, planera mat och aktiviteter, se statistik och få en översikt över den faktiska närvaron.
• Tempus Hemma: Är ett webbaserat verktyg för närvaroregistrering för förskola/fritids. Genom verktyget kan vårdnadshavaren lägga schema, se/kontrollera närvaro, anmäla frånvaro, se historik för närvaro och scheman, göra inställningar på sitt Tempuskonto.
• Tempus Nu: Används för att checka in/ut barnet från verksamheten via pekskärm på avdelningen.

Det sker en synkronisering av data mellan dessa tre applikationer.
Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen använder Tempus Hemma och Tempus Nu.

Personuppgifterna har vi fått ifrån

• Personuppgifter som du själv uppgett.
  
• Integration med Elevregistret.

Rättslig grund

Allmänt intresse och myndighetsutövning.

Behandlingen är nödvändig för att utföra uppgift av allmänt intresse enligt Skollag (2010:800) och förskolans läroplan, samt som ett led enligt nämndsbeslut.

Det kan förekomma viss nödvändig behandling för att fullgöra avtal kring barnomsorg.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas

• Barn: Personnummer, namn, bild/foto (valfritt), ålder, användar-id, enhets- och avdelningstillhörighet, kostinformation, närvaro/frånvaro, frånvaroanledning (sjukdomsinformation)
• Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen: Personnummer, namn, roll och relation, användar-id, senast inloggad + synk-id, kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer)
• Hämtare: Namn, bild/foto (valfritt), telefonnummer, närvaro på ställe (hämtning/lämning).
• Personal hos den personuppgiftsansvarige: Användar-id, roll och åtkomster, användartyp/befattning, namn, personnummer, telefonnummer, e-postadress, enhets- och avdelningstillhörighet, schemauppgifter (start, slut, rast, typ av arbetspass), senast inloggad + synk-id
• Utöver detta kan personuppgifter förekomma i fritext och som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. Personal kan fylla i kalenderhändelse och anteckningar om barnets vistelse. Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen kan fylla i fält för Hämtare.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar vi ut dina personuppgifter till

• Internt:
  • Behöriga personal/handläggare/administratörer.
    

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underbiträden.
  • Försäkringskassan.
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Frånvaroanmälan och närvarodata (in- och utcheckning) gallras efter 3 år. Användarkonton, schema, foto/bild, tidsbokning, data i blogg och kalenderhändelser gallras bort vid inaktualitet.

Gallring kan i vissa fall ske genom att uppgifterna anonymiseras. Det innebär att man raderar alla uppgifter som identifierar personen, men ger möjlighet för verksamheten att erhålla aggregerad statistik.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Sveriges kommuner har enligt skollagen ett aktivitetsansvar för de ungdomar i kommunen som inte går i gymnasieskolan eller gymnasiesärskolan eller motsvarande utbildning och som inte har fyllt 20 år.

UKA (molntjänst) är ett dokumentations- och uppföljningssystem för Luleå kommuns arbete med att stödja ungdomar i åldern 16-19 år. Systemets möjlighet till dokumentation innebär snabb hantering för att fånga upp ungdomar och erbjuda aktiviteter utifrån deras intresse, allt för att förhindra att de hamnar i utanförskap.

Kommunerna ska enligt skollagen föra ett register över de ungdomar som omfattas av kommunernas aktivitetsansvar. Kommunens skyldighet regleras i 29 kap. 9 § skollagen. I förordningen (2006:39) finns det reglerat vilka uppgifter kommunerna får behandla i registret de för över ungdomarna.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

• Elevregistret.
• Andra myndigheter eller förvaltning.
• Från deltagaren själv eller anhörig.
• Kommuninvånardata (Folkbokföringsinformation).
• Kommunen har möjlighet att hämta uppgifter från Beda – nationella betygsdatabasen.

Rättslig grund

Rättslig förpliktelse

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn, personnummer, adress, e-post, telefonnummer, tidigare, nuvarande och framtids sysselsättning i form av utbildning, arbete, annan tjänstgöring eller aktivitet och eventuella individuella åtgärder, kontaktuppgifter till anhörig.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka vi lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Handläggare/administratörer med särkild behörighet.

• Externt:
  
  • Sambruk support/utvecklare av UKA
    
  • Andra förvaltningar inom Luleå Kommun
  • Arbetsförmedlingen
  • Försäkringkassan
  • Integration mot Beda – nationella betygsdatabasen

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande och det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Personuppgifter gallras manuellt ur registret när de inte längre behövs

Automatiskt gallring senast vid utgången av det kalenderår då ungdomen fyller 21 år.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Unikum är en lärplattform för våra kommunala förskolor och skolor. Systemet innehåller även ett frånvarosystem för att hantera elevernas frånvaro.

I lärplattformen kommer personal, elever och vårdnadshavare eller annan ansvarig vuxen åt elevens dokumentation och information samt möjliggör kommunikation mellan hem och skola.

Ändamålet med personuppgiftsbehandlingen är för att tillhandahålla en lärplattform, detta inbegriper även utbildning, underhåll, support, drift och lagring samt teknisk integration till kommunens elevregister, identitetslösning, schemafunktion samt integrering med Microsoft 365 med Teams for Education.

Syftet är att underlätta samarbete kring lärande och kvalité, samt arbetet för personal, vårdnadshavare, barn och elever.

Personuppgifterna har vi fått ifrån

• Genom integration med elevregistret.
• Uppgifter som du själv uppgett.

Rättslig grund

Allmänt intresse.

Samtycke behöver vårdnadshavare lämna för att övergångsdokumentationen ska följa med barnet till annan skolform. Samtycke behöver även ges i de fall profilbilder används.

Att underlätta samarbete kring lärande och kvalitet, samt arbetet för personal, barn och elever i utbildningsväsendet i enlighet med skollagen (2010:800), arkivlagen (1990:782), läroplaner, samt allmänna råd och andra styrdokument för utbildningsväsendet utgivna av Skolverket eller annan behörig myndighet.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas

• Studerande/elev/barn
• Personal
• Vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen.

Behandlingen omfattar följande personuppgifter:

• Personnummer/samordningsnummer/tillfälligt personnummer
• Namn
• Kontaktuppgifter i form av mobil, e-post
• Roll (elev, vårdnadshavare, rektor, mentor, lärare)
• Kopplingar till elever, grupper, klass, enheter, vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen
• Profilbild (valfritt)
• Profiltext (valfritt)
• Geografisk position
• Loggning
• Informationsutskick, kommunikation
• Användares inställningar (exempelvis medgivanden, notiser)
• Elevdokumentation (exempelvis omdömen, samtal, uppgifter, stödinsatser)
• Frånvaro/närvaro för elev i skola.

I Unikum hanteras skyddsvärd information i form av betygsunderlag, omdömen, individuella utvecklingsplaner (IUP), stödinsatser. Övergångsdokumentation sparas i Unikums arkiv och följer med barnet/eleven vid byte av skola och skolform inom Luleå kommun.

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar vi ut dina personuppgifter till

• Internt:
  • Behöriga systemanvändare
  • Interna system via teknisk integration.
  • Stadsarkivet (avser de uppgifter som skall bevaras).
    

• Externt:
  • Berörd systemleverantör med underleverantörer.
    
  • CSN (Centrala Studiestödsnämnden) - begär information om frånvaro/närvaro.
  • Försäkringskassan - begär information om frånvaro/närvaro.
    
  • Uppgifter kan komma att lämnas ut på begäran enligt offentlighetsprincipen (efter sekretessprövning).

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig.

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Följande information kommer att bevaras och så småningom flyttas till vårt stadsarkiv: Betygsunderlag, individuella utvecklingsplaner (IUP), samtalsunderlag, överenskommelser, stödinsatser och säkra anteckningar. Sammanställd ogiltig frånvaro från en termin kan komma att bevaras på betygsdokument, enligt rutin för betygsdokument.

Olika gallringstider gäller för olika skolformer (förskola, anpassad grund-och gymnasieskola, grund- och gymnasieskola) och beroende på uppgift kan gallringstiden variera mellan 1 år fram till att aktiv skolplacering avslutas. Detta enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Unikum - Arkiv

I Unikum hanteras skyddsvärd information, den kan endast ses av den personal som har koppling till barnet/eleven. Övergångsdokumentation sparas i Unikums Arkiv och följer med barnet/eleven vid byte av skola och skolform inom Luleå kommun.

Övergångsdokumentation i grundskolan och gymnasieskolan:

• Betygsunderlag, bedömning kunskaper, kunskapstabellen, extra anpassningar, särskilt stöd, säkra anteckningar, sparas 3,5 år.
• Samtal, individuella utvecklingsplaner (IUP), Planering och uppgifter, Matriser, Lärlogg, reflektion, sparas 1,5 år.
  

Övergångsdokumentation i förskolan:

• Extra anpassningar, särskilt stöd, säkra anteckningar, sparas 3,5 år.
• Samtal, Planering, Lärlogg, reflektion, sparas 1,5 år.
  

Samtycke i förskolan

I förskolan behöver vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen lämna samtycke för att övergångsdokumentationen ska följa med barnet till annan förskola eller skolform.

Utan samtycke sker ingen överföring av övergångsdokumentation.

Samtycke hanteras digitalt i Unikum och kan ges och återtas när som helst.

Inför varje läsårsstart blir vårdnadshavare/annan ansvarig vuxen påmind om sina val och kan uppdatera informationen.

Övergångsdokumentation som ska bevaras eller gallras hanteras enligt förvaltningens dokumenthanteringsplan.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Vuxenutbildningen använder Yh-antagning.se som är ett administrativt verktyg för att ta emot ansökningar till någon av våra Yrkeshögskoleutbildningar. Yh-antagning är en molntjänst som nås via webbläsaren. Informationen som läggs in används till att göra antagning till våra Yh utbildningar samt styra tillgång/behörighet till andra integrerade system.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Sökande till utbildningarna skapar själv en användare och fyller i de uppgifter vi behöver för att kunna göra en antagning.

Rättslig grund

Olika rättsliga grunder blir aktuella beroende på uppgift/behandling. Arbetsuppgifterna som utförs med hjälp av vårt elevregister baseras på rättsliga grunderna av allmänt intresse, myndighetsutövning.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

Identifieringsuppgifter, kontaktuppgifter, dokumentation, kopplad enhet

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/administratörer.

• Externt:
  • MYH
  • SCB
  • CSN

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Vi använder oss inte av automatiskt beslutsfattande.

Det förekommer ingen profilering av dig

Överföring till tredje land

Vi överför inte dina personuppgifter till tredjeland eller internationell organisation.

Lagring

Följande information kommer att bevaras och arkiveras.

• Studerandehistorik – Bevaras
• Betygskataloger – Bevaras
• Studerandedokumentation – Gallras vid inaktualitet.

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

Via Mötesplatsen/Öppna förskolan i Luleå har föräldralediga mammor med barn 0-6 år, möjlighet att på plats studera svenska tillsammans med sitt barn med hjälp av en lärare. För att göra det möjligt behöver läraren spara uppgifter som mammans namn och språk. Om mamman har viss data/mobilvana kan hon även få möjlighet till digitala studier och digitala möten med läraren. Det görs via ”Utbildningar och event” i Luleå och eleven behöver då godkänna hur personuppgifter används i det digitala verktyget för att få tillgång till det.

Personuppgifterna har vi fått ifrån:

Från deltagaren själv

Rättslig grund

Rättslig grund för behandlingen är allmänt intresse och syftet är att kunna hjälpa dig att studera svenska. Ett uppdrag som baseras på politiskt beslut.

Följande kategorier av personuppgifter behandlas:

• Namn
• Kontaktuppgifter (e-post, telefonnummer) för att läraren skall kunna kontakta dig.
• Resultat från prov (omdömen/feedback ges muntligen efter genomförda kunskapstester).
• Språk (för att i vissa fall kunna erbjuda tolkhjälp, men i huvudsak för att läraren skall kunna organisera gruppsammansättningen baserat på språk).
• Tidigare SFI studier

Vilka hanterar dina uppgifter/vilka lämnar ut dina personuppgifter till:

• Internt:
  • Behöriga handläggare/lärare
    

• Externt:
  • Leverantörer (biträden) som tillhandahåller de digitala verktyg som används inom undervisningen.
    

Automatiskt beslutsfattande/profilering

Förekommer ej

Överföring till tredje land

För visst IT-stöd kan uppgifterna föras till ett land utanför EU/EES (tredje land). En sådan överföring sker endast om det finns ett så kallat adekvansbeslut -dvs skyddsnivån för personuppgifterna bedöms vara likvärdig med den som gäller inom EU/EES.

Lagring

För de studerande som studerar på plats, lagras informationen så länge eleven kommer regelbundet. När den studerande meddelar att hon går vidare till studier/jobb eller föräldraledigheten är slut, tas uppgifterna bort direkt vid avslut. Om den studerande inte dykt upp på två månader, raderas uppgifterna.