Behandling av personuppgifter för överförmyndarverksamheten

Du som har dina personuppgifter registrerade hos oss har ett antal rättigheter enligt den allmänna dataskyddsförordningen:

• Du har rätt att få information om och tillgång till dina personuppgifter.
• Du har rätt att begära rättelse av felaktiga uppgifter.
• Du har även en möjlighet att begära komplettering av felaktig information.
• Du har rätt att begära att dina uppgifter ska raderas, till exempel om du anser att vi behandlar uppgifterna felaktigt eller om rättslig grund saknas. Men det gäller inte om det är nödvändigt för oss att behålla uppgifterna, exempelvis för att följa lagen eller fullgöra ett avtal som vi har med dig.
• Du har rätt att begära begränsning av vår behandling av dina uppgifter. I vissa fall kan du begära att kommunens behandling av dina personuppgifter ska begränsas. Detta kan ske om du bland annat bestrider personuppgifternas korrekthet under den tid som kommunen kontrollerar om de är korrekta. Eller om behandlingen är olaglig och du motsätter dig radering. Det kan även vara på grund av att personuppgifterna inte längre behövs eller under den tid som kommunen bedömer en invändning mot behandling.
• Du har rätt göra en begäran om dataportabilitet. Om den rättsliga grunden är samtycke eller avtal kan du begära att få ut uppgifterna du lämnat i ett strukturerat och maskinläsbart format.
• Du har rätt att invända mot behandlingen av uppgifterna. Om behandlingen grundas på intresseavvägning eller allmänt intresse kan du invända mot behandlingen. Kommunen har då att bedöma om kommunen har tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker utifrån rättsliga anspråk.

Vill du använda dig av dina rättigheter ska du använda dig av vår e-tjänst för registerutdrag och övriga rättigheter enligt Dataskyddsförordningen. Länk till annan webbplats.

Vill du rapportera en personuppgiftsincident kan du göra det i vår e-tjänst för personuppgiftsincident Länk till annan webbplats..

Om du har frågor/funderingar eller kanske inte är nöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter så kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud dataskyddsombud@lulea.se

Du har även rätt att vända dig till tillsynsmyndigheten, Integritetsskyddsmyndigheten (IMY). För mer information se Lämna ett klagomål enligt GDPR (imy.se) Länk till annan webbplats.

Syftet med dataskyddsförordningen är att stärka den enskilda personens rättigheter och skärpa kraven för den myndighet, förening eller företag som behandlar personuppgifter.

Dataskyddsförordningen har också till syfte att skapa en enhetlig och likvärdig nivå för skyddet av personuppgifter inom hela EU och anpassa regelverket till det digitala samhället.

Personuppgifter:
Personuppgifter är all information som rör en identifierad eller identifierbar fysisk person som är i livet. En personuppgift kan exempelvis vara en individs namn, adress, telefonnummer, e-postadress, födelsedatum och personnummer. Även bilder, filmer och ljudklipp där det går att identifiera någon betraktas som personuppgifter, likaså fastighetsbeteckning. En IP-adress som går att koppla till en nu levande person är också en personuppgift.

Känsliga personuppgifter:
Vissa kategorier av personuppgifter betraktas enligt dataskyddsförordningen som känsliga och har därför ett starkare skydd:

• etniskt ursprung
• politiska åsikter
• religiös eller filosofisk övertygelse
• medlemskap i en fackförening
• uppgifter rörande hälsa och sjukdom
• uppgifter om en persons sexualliv eller sexuella läggning
• genetiska eller biometriska uppgifter

Det ställs högre krav på oss som personuppgiftsansvariga när vi behandlar sådana uppgifter. Känsliga personuppgifter får som huvudregel inte behandlas, om det inte är nödvändigt av hänsyn till ett viktigt allmänt intresse som finns reglerat och dessutom står i proportion till det eftersträvade syftet. I ISN behandlas känsliga personuppgifter bland annat via ansökningar gällande handikapparkering

Behandling av personuppgifter:
Begreppet behandling av personuppgifter innefattar i princip allt som går att göra med en personuppgift. Det kan vara insamling, lagring, registrering, organisering, sammanställning, överföring och utplåning av uppgiften, med mera. Viktigt att tänka på är att en behandling inte är beroende av att det görs på en dator eller annat digitalt verktyg – en behandling innefattar även manuell hantering där uppgifterna finns i pappersformat

Personuppgiftsansvarig:
Personuppgiftsansvarig är den organisation som bestämmer syftet med personuppgiftsbehandlingen, alltså den som bestämmer hur behandlingen ska gå till och vilka uppgifter som ska behandlas. Personuppgiftsansvarig bestämmer också varför personuppgifter ska behandlas Den personuppgiftsansvarige är i detta fall är Infrastruktur och servicenämnden i Luleå kommun

Personuppgiftsbiträde:
I vissa fall kommer dina personuppgifter även att behandlas av ett så kallat personuppgiftsbiträde. Detta handlar om en fysisk eller juridisk person, myndighet, institution eller annat organ som behandlar personuppgifter för vår räkning. Det kan då röra sig om exempelvis ett företag som levererar ett IT-system åt oss som myndighet, vilket är nödvändigt för att utföra vår verksamhet.

Ett personuppgiftsbiträde får bara behandla personuppgifterna enligt nämndens instruktioner, och omfattas också av kraven i dataskyddslagstiftningen. Instruktionerna regleras i ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal (PUB-avtal)

Registrerad:
Begrepp som används för att beskriva den person vars uppgifter behandlas.

Rättslig grund:
När vi vill behandla personuppgifter i vår verksamhet måste vi följa dataskyddsförordningen (GDPR). VI måste bland annat stödja er på någon av de rättsliga grunderna. Utan en rättslig grund är behandlingen av personuppgifter inte laglig.

Ibland kallas detta även för laglig grund.

Vi behandlar personuppgifter om följande kategorier av registrerade:

• Huvudmän; personer som har en god man eller förvaltare
• Underåriga; barn som har aktualiserats för nämndens tillsyn genom t.ex. arv, försäkringsutbetalning eller höga tillgångar
• Ställföreträdare; personer som har uppdrag som god man eller förvaltare
• Förmyndare; vårdnadshavare som har vården om en underårig som är under nämndens tillsyn
• Anhöriga; bland annat föräldrar, make/maka och barn till huvudmannen

Syftet med våra behandlingar är att administrera och handlägga ärenden inom nämndens ansvarsområde. Det handlar bland annat om att

• Utreda behov av god man eller förvaltare
• Utöva tillsyn över gode män, förvaltare och förmyndare

Rekrytera och utbilda gode män och förvaltare.

De rättsliga grunderna beskrivs i artikel 6 i GDPR. De rättsliga grunder som är aktuella för överförmyndarverksamheten är främst behandlingar som är nödvändiga för myndighetsutövning och fullgörande av en rättslig förpliktelse.

Myndighetsutövning
Den främsta rättsliga grunden för överförmyndarverksamheten att behandla dina personuppgifter är myndighetsutövning i enlighet med föräldrabalken, förmynderskapsförordningen, lag om god man för ensamkommande barn och lag om framtidsfullmakter och omfattar den mesta av nämndens tillsyn och handläggning av ärenden.

När en person önskar ta på sig uppdrag som god man eller förvaltare behöver verksamheten samla in personens personuppgifter. Den rättsliga grunden är att en arbetsuppgift i samband med myndighetsutövning ska kunna utföras.

Rättslig förpliktelse
Rättslig förpliktelse ska användas som rättslig grund när en behandling av personuppgifter görs som ett led i att uppfylla en rättslig skyldighet och används till exempel när verksamheten lämnar över ärende till annan kommun.

Vi får tillgång till personuppgifterna när du vänder dig till oss, exempelvis genom att fylla i en blankett, e-tjänst eller har kontakt med oss via telefon och e-post. I vissa fall kan vi få tillgång till dina uppgifter från en tredje part, exempelvis myndighet eller andra förvaltningar inom Luleå kommun.

Utöver detta hämtas också uppgifter från kommunens invånarregister och nämndens verksamhetssystem.

Uppgifter till kommunens invånarregister och verksamhetssystemet hämtas från folkbokföringen, Skatteverket.

Text

Hos överförmyndarverksamheten gäller den så kallade offentlighetsprincipen. Detta innebär att det är möjligt att begära ut allmänna handlingar från oss. Sådana handlingar är de som, enligt Tryckfrihetsförordningen, blivit upprättade eller har inkommit till myndigheten. Exempel på allmänna handlingar är bland annat brev, protokoll och beslut. Syftet är att ge allmänheten insyn i hur myndigheter och andra offentliga organ arbetar.

Allmänna handlingar kan innehålla personuppgifter. När en handling begärs ut görs en sekretessprövning. Detta innebär att viss information kan komma att undantas från utlämningsskyldigheten. Detta till exempel om informationen bedöms kränka någons integritet. Det måste alltid finnas lagstöd för att vi ska ha rätt att belägga handlingar med sekretess. Enligt 32 kap 4–5 §§ offentlighets- och sekretesslagen är huvudregeln att det föreligger sekretess för de ärenden som förvaras hos överförmyndarverksamheten.

Att en person har en god man eller en förvaltare är en offentlig uppgift som överförmyndaren måste lämna ut om någon ber om att få veta detta.

Enligt 16 kap 7 § föräldrabalken har förutom huvudman och omyndig som fyllt 16 år även närmaste släktingar till den enskilde rätt att ta del av de handlingar som rör ställföreträdarskapet och som förvaras hos överförmyndarverksamheten.

De uppgifter som överförmyndaren har behov av att använda för att fullgöra sina skyldigheter som tillsynsmyndighet förvaras i en personakt. För närvarande sparas uppgifterna både i en digital och en fysisk akt. Det är bara behöriga personer som har tillgång till överförmyndarverksamhetens personakter.

Så länge ett ärende är aktivt sparar verksamheten alla handlingar. Viss tid efter det att ett ärende avslutats, exempelvis om ett godmanskap upphör, gallras vissa handlingar enligt nämndens dokumenthanteringsplan. De flesta personuppgifter kommer att gallras tre år efter att akten avslutades. Enligt föräldrabalken överlämnas årsräkningar och sluträkning i original med tillhörande bilagor till behörig mottagare efter att en akt har avslutats. När huvudmannen flyttar till annan kommun överflyttas hela personakten till överförmyndaren i den kommunen.

Överförmyndarnämnden är personuppgiftsansvarig för de behandlingar av personuppgifter som sker inom dess ansvarområde.

Överförmyndarnämnden

Postadress: Luleå Kommun, Överförmyndarnämnden, 971 85 Luleå
E-post: overformyndarnamnden@lulea.se
Telefon (växel): 0920-45 30 00 Länk till annan webbplats.

Dataskyddsombud

Överförmyndarnämnden har ett dataskyddsombud. Dataskyddsombudet svarar på allmänna frågor kring kommunens hantering av personuppgifter. Om du har frågor/funderingar eller kanske inte är nöjd med hur vi hanterar dina personuppgifter så kan du vända dig till kommunens dataskyddsombud.

Kontaktuppgifter till dataskyddsombudet:

Postadress: Luleå kommun, Dataskyddsombud, 971 85 Luleå
E-post: dataskyddsombud@lulea.se