Patientsäkerhetsberättelse

Engagerad ledning och tydlig styrning

En grundläggande förutsättning för en säker vård är en engagerad och kompetent ledning och tydlig styrning av hälso- och sjukvården på alla nivåer.

Övergripande mål och strategier

Utifrån behoven i vår verksamhet har vi skapat mål som sträcker sig mellan 2022-2024. Målen är baserade på de mål som Socialstyrelsen tagit fram i sin handlingsplan “Nationell Handlingsplan för ökad patientsäkerhet i Hälso- och sjukvården 2020–2024”. Målen är baserade på fem prioriterade fokusområden som utgår från de huvudsakliga utmaningarna inom patientsäkerhetsarbetet och utgör en struktur för handlingsplanens nationella åtgärder.

De nationella målen är:

• Öka kunskap om inträffade vårdskador
• Tillförlitliga och säkra system och processer
• Säker vård här och nu
• Stärka analys, lärande och utveckling
• Öka riskmedvetenhet och beredskap

Områden som också är prioriterade är Digitalisering och God och nära vård.

I linje med de nationella målen ska vi arbeta framåt och utveckla patientsäkerheten på ett strategiskt och systematiskt sätt. Genom den treåriga handlingsplanen (2022–2024) finns de övergripande målen kvar men aktiviteterna revideras årligen efter analys av verksamhetens behov.

Nedan följer målen för 2022–2024, aktiviteter som arbetats med under 2024 samt uppföljning av aktiviteterna.

Mål: Ökad delaktighet och kunskap om samt förstärka arbetet med det systematiska förbättringsarbetet gällande avvikelser, risker samt klagomål och synpunkter

Mål: Aktuella, uppdaterade, relevanta processer och rutiner som är kända och används i det dagliga arbetet

Mål: Informationssäker hälso- och sjukvårdsverksamhet.

Mål: Ökad kunskap och medvetenhet om kvalitetshöjande faktorer som krävs för att bedriva patientsäker vård.

Mål: Ökad patientdelaktighet och möjlighet till påverkan av vården.

Mål: Ökad digitalisering

Mål: Öka riskmedvetenhet och beredskap i vår verksamhet

Mål: Stärka vårdprocesser så elever får rätt vård på rätt nivå vid rätt tillfälle

Organisation och ansvar

I Elevhälsans Hälso- och sjukvårdsverksamhet finns:

• Elevhälsans medicinska insats (EMI), där skolsköterskor och skolläkare ingår
• Skolpsykologer

I verksamheten finns totalt 22 skolskötersketjänster, varav 6 är riktade mot gymnasiet.

Vid gymnasiet är skolsköterskeresursen utökad från 5 till 6 skolsköterskor efter nämndsbeslut, vilket inneburit ett snitt på 403 elever per skolsköterska inom gymnasieskola och anpassad gymnasieskola.

Av de 16 skolskötersketjänsterna i grundskolan, har under 2024, ungefär 20–30 procent gått till systemförvaltning av Prorenata och 50 % till det medicinska ledningsansvarsuppdraget (MLA). Detta har i praktiken inneburit en total skolsköterskeresurs om cirka 15,2 skolsköterskor och att antalet elever per skolsköterska i grundskola/anpassad grundskola har ökat från 459 till 484 elever. I tillägg till detta ses också under 2024 en ökning av antalet enheter inom grundskolan, vilket också påverkar elevernas tillgänglighet till skolsköterskeresursen. För Elevhälsans medicinska insats i grundskolan har detta inneburit att tillgången till skolsköterska för eleverna samt tillgången till den medicinska kompetensen som stöd till verksamheterna har minskat. Det finns skolläkare på deltid (på konsultbasis) kopplad mot samtliga elever inom grundskola och gymnasium.

I och med gymnasieskolans resursförstärkning möter man den rekommendation på maximalt 430 elever per skolsköterska som föreslogs i SOU 2011:21 ”Bättre möjligheter för elever att nå kunskapskraven”. Inom grundskolan når man inte rekommendationen gällande elevantal per skolsköterska.

Det finns totalt 7 skolpsykologtjänster i verksamheten, varav 1 på gymnasiet. Detta innebär i genomsnitt 1225 elever/psykolog inom grundskola och anpassad grundskola och 2419 elever/psykolog inom gymnasieskola och anpassad gymnasieskola. I gymnasieskolan finns beslut om att utöka verksamheten med en psykolog under kommande år, vilket kommer att föra antalet elever per skolpsykolog närmare de 1000 som föreslogs i SOU 2021:11. Antal elever per skolpsykolog och skolsköterska varierar stort beroende på vilket av skolområdena man verkar inom.

Ledningen av hälso- och sjukvården ska vara organiserad så att den tillgodoser hög patientsäkerhet och god kvalitet av vården samt främjar kostnadseffektivitet. Vårdgivaransvaret för Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet delas sedan 1 september 2023 på två nämnder. Barn- och utbildningsnämnden (BUN) ansvarar för grundskolans del av verksamheten och Arbetsmarknads- och gymnasienämnden (AGN) ansvarar för gymnasieskolans. Som vårdgivare beslutar nämnden om mål och struktur för hälso- och sjukvårdsarbetet samt delegerar uppdrag till verksamhetscheferna i grund- och gymnasieskola. Nämnd med vårdgivaransvar har det övergripande ansvaret för patientsäkerheten. Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet tillhör organisatoriskt Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen (AUF).

Inom Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet finns två verksamhetschefer för hälso- och sjukvård (verksamhetschef HSL), en för grundskola och anpassad grundskola och en för gymnasieskola och anpassad gymnasieskola. Verksamhetscheferna inom hälso- och sjukvård har sitt uppdrag delegerat från respektive nämnd och ansvarar för säker hälso- och sjukvård genom att leda ett aktivt riskförebyggande arbete inom sin verksamhet. Verksamhetschefernas uppdrag är att säkerställa att patientens behov av trygghet, kontinuitet, samordning och säkerhet i vården tillgodoses och har ytterst beslutanderätt gällande hälso- och sjukvårdsfrågor inom förvaltningen.

Verksamhetscheferna har delegerat enskilda ledningsuppgifter inom diagnostik, vård och behandling till en medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA) och till en psykologiskt ledningsansvarig psykolog (PLA). MLA är anmälningsansvarig i ärenden enligt lex Maria till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälan sker i samverkan med ansvarig verksamhetschef för hälso- och sjukvården. Verksamhetschefer bildar tillsammans med MLA och PLA en ledningsgrupp för Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet (ledningsgrupp HSL). Ledningsgruppen verkar tillsammans för ett systematiskt kvalitets- och patientsäkerhetsarbete utifrån de mål och aktiviteter som sätts upp för verksamheten. Arbetet struktureras i ett årshjul som beskriver patientsäkerhetsarbetet under kalenderåret (se bilaga 1). Arbetet innefattar kontinuerligt förbättringsarbete med avvikelser, risker och klagomål, uppdatering av ledningssystemets processer och rutiner samt egenkontroll.
Patientsäkerhetsarbetet sammanfattas årligen i en patientsäkerhetsberättelse.

Skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer är legitimerade professioner och utför hälso- och sjukvård i skolan. EMI, som består av skolsköterskor och skolläkare, utgör en separat verksamhetsgren inom skolan och arbetar alltid under hälso- och sjukvårdslagstiftning. Skolpsykologer har en del uppdrag inom hälso- och sjukvård, men även uppdrag som inte regleras av den lagstiftningen. När hälso- och sjukvård bedrivs har personalen en skyldighet att bidra till att hög patientsäkerhet upprätthålls. Personalen ska i detta syfte rapportera risker för vårdskador till vårdgivaren samt händelser som har medfört eller hade kunnat medföra vårdskada. Det finns också en skyldighet att utöva yrket enligt vetenskap och beprövad erfarenhet, att föra patientjournal vid vård av patienter samt att ta emot klagomål och synpunkter.

Patientnämnden är en oberoende instans med uppgift att hjälpa patienter att få den information som de behöver för att kunna ta tillvara sina intressen i hälso- och sjukvården. I uppgiften ingår att främja kontakten mellan patienter och hälso- och sjukvården. Region Norrbotten och Norrbottens kommuner har samma patientnämnd och den administreras av Region Norrbotten.

Patientsäkerhetsarbetet planeras utifrån ett ledningssystem som innehåller en handlingsplan, årshjul (se bilaga 1), processer och rutiner, systematisk hantering av risker, händelser och klagomål/synpunkter samt egenkontroll enligt plan (se bilaga 2 för övergripande egenkontrollplan). Utifrån tidigare analys har vi under 2024 fortsatt förtätat mötesfrekvensen för Ledningsgrupp HSL. Ökad frekvens av möten upplevs ha lett till bättre kontinuitet och kvalitet i patientsäkerhetsarbetet.

Samverkan för att förebygga vårdskador

För skolpsykologgruppen har behov av samverkan i samband med processen för skolformsutredning identifierats, dels med barn- och ungdomshabiliteringen, Sunderby sjukhus, dels med Föräldra- och barnhälsan. Under 2024 har samverkan fortsatt mellan skolpsykologer i grundskolan, Mottagandeteamet grundskola och barn- och ungdomshabiliteringen, Sunderby sjukhus. Samverkan sker i syfte att ur olika aspekter diskutera de patientgrupper som är gemensamma för verksamheterna. Fortsatt årlig samverkan sker mellan Länsenheten Föräldra- och barnhälsan och skolpsykologgruppen i grundskolan, i syfte att stärka vårdflödet för de barn med utvecklingsförsening och misstänkt intellektuell funktionsnedsättning som följts av föräldra- och barnhälsopsykolog innan skolstart, samt utvärdera de insatser som under året satts in i syfte att stärka vårdflödet. Under 2024 har även samverkan mellan skolpsykologer i grundskola och barn- och ungdomspsykiatrins psykologer initierats, i syfte att öka kunskapsnivån kring respektive verksamhets uppdrag för att i förlängningen kunna ge bättre vård och information till patienterna.

Psykologiskt ledningsansvarig psykolog (PLA) har regelbunden samverkan med övriga PLA i norra regionen, i syfte att utbyta erfarenheter och arbeta med utveckling av hälso- och sjukvårdsarbetet för elevhälsans psykologiska insats.

Samverkan sker regelbundet mellan medicinskt ledningsansvariga (MLA) verksamma i Norrbottens kommuner, detta i syfte att utbyta erfarenheter och att arbetet med den medicinska insatsen inom elevhälsan ska vara så likvärdig som möjligt inom länet. Samverkan med Barnhälsovården (BHV) i Region Norrbotten finns angående de barn som övergår från BHV till EMI i kommunen. Detta gäller framför allt barn som börjar förskoleklass där överrapportering sker under försommaren eller tidig höst mellan BHV-sjuksköterska och skolsköterska. Ett utvecklingsområde framåt är att digitalt överföra journalen från BHV, Region Norrbotten till EMI i Luleå Kommun. Det skulle öka säkerheten och kontinuiteten för barnets fortsatta hälsovård.

Ett samverkansavtal finns mellan Norrbottens Kommuner och Region Norrbotten angående Barnvaccinationsprogrammet och vem som ansvarar för vaccinering i olika åldrar, för att säkerställa att barn får de vaccinationer de har rätt till. EMI har representant med i Region Norrbottens vaccinationsgrupp i syfte att följa utvecklingen av förändringar och nyheter när det gäller vaccinationer. Där ingår även information om upphandlingar och utbildningar som gäller vaccin.

2023-02-27 upphörde den länsövergripande överenskommelsen mellan Norrbottens Kommuner och Region Norrbotten gällande skolans möjlighet att skicka remisser för neuropsykiatriska utredningar till Barn- och ungdomspsykiatrin. Region Norrbotten hänvisar nu vårdnadshavare till hälsocentralen för bedömning av neuropsykiatriska frågeställningar. Remiss skickas av läkare vid hälsocentralen. Skolan har fortfarande ansvar att bistå med ett pedagogiskt underlag.
Skolsköterskan har fortfarande en aktiv roll gällande arbetsgången när vårdnadshavare får frågor angående utredning som ligger inom det neuropsykiatriska området. Skolsköterskan guidar vårdnadshavare rätt i vårdkedjan och är ett stöd för den pedagogiska professionen. Behov av samverkan med BUP Luleå-Boden är fortsatt aktuell och under vilka former och kring vilka frågor samverkan behöver ske är under översyn. Ett område där samverkan behöver bli bättre är kring barn som medicinerar i samband med neuropsykiatriska diagnoser. En länsövergripande överenskommelse finns även mellan Norrbottens Kommuner och Region Norrbotten, gällande remittering från skolan till Länslogopedin. Överenskommelse och rutin är uppdaterad i april 2021. Samverkan sker även via remittering till andra verksamheter i Region Norrbottens. Fortsatt samverkan sker med Socialtjänsten i Luleå Kommun. Samverkan sker där på olika nivåer.

Ett samverkansprojekt, GoFar som innebär att skolsköterska och skolläkare kan skriva fysisk aktivitet på recept, pågår tillsammans med SISU Norrbotten och Region Norrbotten. Det involverar också lokalt föreningsliv samt kommunala badanläggningar och Kulturskolan.

Internt har Arbetsmarknads- och utbildningsförvaltningen startat Elevhälsoresan i grundskolan. Det innebär en samverkan mellan Resurscentrum, elevhälsan och områdeschefer och rektorer som finns ute i verksamheten. I planeringen ligger att det ska tittas närmare på skolsköterskans uppdrag och roll. Eftersom flera professioner i elevhälsan ingår i denna översyn så kommer skolsköterskans profession inte att beröras förrän under 2025.

Intern samverkan sker regelbundet då skolpsykologgruppen inom grundskolan har professionsträffar veckovis samt gemensamma professionsträffar mellan psykologer i grundskola och gymnasieskola ungefärligen två gånger per termin. Samverkan sker även terminsvis med skolpsykologer i länet, i syfte att utbyta information och erfarenheter samt stärka samverkan och öka kompetens.

Skolsköterskorna i Luleå kommun har regelbundna professionsträffar där skolsköterskor från grundskolan, gymnasiet och friskolor deltar. Syftet med detta är att öka kompetensen, öka samverkan och delge varandra information och utbyta erfarenheter. Ett nära samarbete bedrivs mellan elevhälsans samtliga professioner vid lokala elevhälsoteamsträffar. Detta i syfte att elever i behov av stöd fångas upp genom tvärprofessionell samverkan. Skolsköterskor medverkar regelbundet vid dessa träffar. Skolpsykolog i grundskolan har för ett par år sedan utökat närvaron på lokala elevhälsoteamsmöten ute på skolorna, vilket visat på positiva resultat i utvärdering med rektorer och gett en möjlighet att på ett mer strukturerat och regelbundet sätt kunna följa de skolformsförfrågningar som skolorna önskar diskutera. Psykolog på gymnasiet eftersträvar regelbunden medverkan på elevhälsoteamsträffar.

Informationssäkerhet

Det finns en informationssäkerhetssamordnare i kommunen. Dialog är inplanerad för att klarlägga på vilket sätt funktionen har ansvar för informationssäkerhet inom Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet. Från och med november 2023 har elevhälsan gått över till journalsystemet Prorenata. Prorenata uppfyller samma säkerhetskrav som tidigare journalsystem PMO. Prorenata är ett webbaserat system som uppdateras automatiskt och varje dygn hämtar ny information om elever från skolans administrativa system.

NIS-direktivet trädde i kraft i kommunen 2019 och det omfattar även Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet. Ansvariga kontaktpersoner är utsedda. Verksamhetschefer HSL bevakar frågan kring arbetet med NIS.

För att säkra informationssäkerhet i verksamheten har följande åtgärder vidtagits:

• Varje användare tilldelas en individuell behörighet för åtkomst till den digitala Personen har enbart behörighet till de enheter där man verkar. För att säkerställa att ingen obehörigt tar del av journalhandlingar genomförs, enligt rutin, loggkontroller i journalsystemet terminsvis. Resultat återkopplas till verksamhetschef HSL som vid behov vidtar åtgärder.
• Journalkopior utlämnas enligt strikta rutiner efter Utlämning sker elektroniskt till samarbetspartners som har kompatibelt journalsystem och via papperskopia av journal till vårdgivare utan elektroniskt kompatibelt system. Journalkopior och dokument kopplade till patienten som inkommer i pappersformat skannas in i patientjournalen, vilket innebär säkrare förvaring av dokument.
• Patientjournalens struktur bygger på gemensamma sökord och dokumentmallar för respektive professionsgrupp. Varje professionsgrupp har en egen patientjournalmodul i Prorenata. Det är sekretess mellan journalmodulerna.
• Riktlinjer finns i kommunen för säkra digitala möten och hur sekretessbelagd information ska hanteras. Det finns tillgång till system för säkra digitala meddelanden och videomöten. Det finns också möjlighet att skriva kortare meddelanden till elev eller vårdnadshavare via journalsystemet Prorenata. Mejl som inkommer från vårdnadshavare journalförs och raderas sedan från inkorgen.
• Skolpsykologerna har för vissa testinstrument tillgång till digital testning samt digital rättning vid psykologutredning i samband med skolformsutredning. Digital testning och rättning ökar tillförlitligheten i administrering och rättning, vilket i förlängningen bidrar till ökad patientsäkerhet. Riskanalys är gjort avseende informationssäkerheten kopplat till digital testning och rättning.

En god säkerhetskultur

En grundläggande förutsättning för en säker vård är en god säkerhetskultur. Organisationen ger då förutsättningar för en kultur som främjar säkerhet.

De åtgärder som genomförts under året för att stärka säkerhetskulturen är:

• MLA och PLA har tillsammans med respektive professioner gått igenom föregående års patientsäkerhetsberättelse, i syfte att stärka delaktigheten i patientsäkerhetsarbetet.
• MLA och PLA har under året ansvarat för att informera och redogöra angående inkomna avvikelser, risker och klagomål/synpunkter samt arbetet med dessa på professionsträffar. Syftet är att skapa ett gemensamt lärande kring inträffade händelser och att stärka en god patientsäkerhetskultur där professionerna öppet diskuterar inträffade händelser, orsaker och förbättringar ur ett organisatoriskt perspektiv.
• Under 2024 har MLA och PLA genomfört utbildning gällande avvikelser, risker och klagomål/synpunkter till skolsköterskor och skolpsykologer i grundskola och Målet är att utbildningen ska ske en gång per år på hösten. Arbetet med avvikelser, risker och klagomål/synpunkter kallas i verksamheten för förbättringsarbete, då det övergripande handlar om att identifiera förbättringsområden. Utbildningen har en gemensam grund som gås igenom varje år, med specifika fördjupningsområden som varierar. Hösten 2024 har utbildningen fokuserat på patientsäkerhetskultur.
• Gällande hantering av klagomål och synpunkter är informationen på hemsidan förbättrad och Ett utredande arbete har visat att Luleå kommuns e-tjänst för klagomål och synpunkter kan användas i syfte att i lämna klagomål och synpunkter till Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet. Det kommer att framgå på hemsidan att klagomål kan göras även den vägen. Arbetet för att anpassa Luleå kommuns gemensamma e-tjänst för klagomål och synpunkter är i det stora hela slutfört, men med anledning av att den kommungemensamma e- tjänsten ska ändras så behöver arbetet med en anpassad väg för Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet pausas tills e-tjänsten har uppdaterats.

Adekvat kunskap och kompetens

En grundläggande förutsättning för en säker vård är att det finns tillräckligt med personal som har adekvat kompetens och goda förutsättningar för att utföra sitt arbete. Samtliga sex tillsvidareanställda skolpsykologer i grundskolan genomgår specialistutbildning inom pedagogisk psykologi. Samtliga skolpsykologer i grundskola och gymnasieskola bedöms ha rätt kompetens för att genomföra det hälso- och sjukvårdsarbete som skolpsykologuppdraget kräver. Efter behov erbjuds relevant utbildning i de testinstrument som används vid psykologbedömning. I samband med byte av journalsystem har samtliga psykologer genomgått utbildning i det nya journalsystemet. I grundskolan finns en beredskapsplan för frånvaro som aktiveras vid frånvaro hos psykolog. Prioritering i den planen är alltid att säkerställa att psykologbedömning som del av skolformsutredning kan genomföras i första hand. Psykologgruppen har avseende antal tjänster varit fullbemannade under 2024. Det finns deltidsledigheter inom skolpsykologgruppen i grundskolan som har kunnat kompenseras för med inköp av konsultpsykolog för att genomföra psykologbedömning.

Alla tillsvidareanställda skolsköterskor har efterfrågad adekvat specialistutbildning. Det vill säga specialistutbildning Distriktsköterska, Barnsjuksköterska eller Skolsköterska. Krav finns också att skolsköterskor ska ha utbildning i att utföra hörselmätning och synundersökning. Kompetensutveckling för skolsköterskor gällande professionsspecifika ämnen har genomförts under året, både internt och externt. På grund av en stramare budget har kompetensutvecklingen varit lite mer sparsam under 2024. En kortare utbildning om Go FaR (Gemensamt ordnad Fysisk aktivitet på Recept) har hållits i början av hösten 2024 då alla skolsköterskor nu kan skriva FAR-recept.

Patienten som medskapare

En grundläggande förutsättning för en säker vård är patientens och de närståendes delaktighet. Vården blir säkrare om patienten är välinformerad, deltar aktivt i sin vård och ska så långt som möjligt utformas och genomföras i samråd med patienten. Att patienten bemöts med respekt skapar tillit och förtroende.

Förutom de lagar som styr hälso- och sjukvården är Barnkonventionen en lagstiftning som genomsyrar elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet. Det innebär att eleven själv skall ha medinflytande i sin vård samt få information om vården genom att vårdgivaren tar hänsyn till barnets ålder och mognad. Utifrån detta anpassas delaktighet och självbestämmande med hänsyn till elevens integritet. Vårdnadshavares rätt till delaktighet ska också beaktas och anpassas utifrån barnets ålder och mognad. Barnets bästa ska särskilt beaktas. I verksamheten ska barnperspektivet beaktas i alla aktiviteter.

Ett nära samarbete pågår ständigt med eleverna och elevernas vårdnadshavare när det gäller samtycke till vård samt för att optimera vård och kontakt med eleverna. Exempel på detta är samtycke till vaccinationer, information och medverkan vid hälsosamtal samt medgivande vid psykologutredning. Det nya journalsystemet Prorenata ger möjlighet till digitala samtycken för flertalet dokument som vårdnadshavare eller myndig elev måste signera. Detta i enlighet med de krav som ställdes i upphandling av nytt journalsystem. Digitala samtycken har successivt införts och till en början har det inte fungerat fullt ut som förväntat. Justeringar har gjorts och information till mottagarna har gjort att det fungerar bättre och bättre. Digitala samtycken, när det fungerar som det ska, har förenklat och förbättrat kvaliteten i arbetet, ökat patientsäkerheten samt visat sig vara tidsbesparande för skolsköterskorna i det administrativa arbetet. Digital tidsbokning för hälsobesöken och andra besök går att göra i Prorenata och kan användas av alla skolsköterskor. Journalsystemet Prorenata har även en funktion där kortare meddelanden kan skickas till vårdnadshavare eller myndig elev. Det är säkrare och smidigare när information angående hälsosamtal eller andra besök kan skickas via den funktionen. Skolpsykologgruppen kommer att se över möjligheten att använda sig av digitala samtycken vid rekvirering av journalhandlingar, men kommer att avvakta att systemet fungerar fullt ut.

Under 2024 har tjänsten ”Digital kontakt Elevhälsa” för barn och unga i Luleå kommuns grundskolor varit i gång. Tjänsten är till för elever från åk 4 upp till åk 9. I grundskolan har få ärenden kommit in genom e-tjänsten under den tid den varit i gång sedan 2022. Därför genomfördes under våren 2024 en stor enkätundersökning med elever i målgruppen årskurs 4–9. Syftet var att ta reda på hur de föredrar att ta kontakt med elevhälsans professioner. Undersökningen visade att “Digital kontakt elevhälsa” inte ökade tillgängligheten till elevhälsans personal för eleverna. Ett utvecklingsarbete tillsammans med Innovation och utveckling i Luleå Kommun har initierats för att hitta en barnvänlig digital lösning för eleverna att kontakta elevhälsan.

För att kunna göra eleven mer delaktig och förberedd inför en psykologutredning finns ett informationshäfte med bildstöd som riktar sig till elev. För att tillgängliggöra information om diagnos intellektuell funktionsnedsättning finns ett informationshäfte med bildstöd riktat till vårdnadshavare och äldre elever. För att öka delaktighet, struktur och förståelse under själva testsituationen finns ett bildstödsmaterial framtaget för detta, som kan användas vid behov.

Samarbete med vårdnadshavare är nästan alltid en förutsättning för att det ska bli en bra kontakt mellan elev och skolsköterska, skolläkare eller skolpsykolog. Vid besök till skolläkaren är vårdnadshavare oftast delaktig när det gäller barn under 18 år. Vid alla hälsosamtal enligt basprogrammet utgår skolsköterskan från elevens behov. I samtalet används ett bildstöd som ska underlätta och tydliggöra för eleven i samtalet. Ett bildstöd gynnar alla elever och kan användas vid alla typer av besök. Bildstödet anpassas efter elevens behov och ålder. Annan kommunikationshjälp används också vid behov, till exempel tolk.

För att öka delaktigheten från elever och vårdnadshavare finns planer på fler riktade målgruppsundersökningar. Målgruppsundersökningar för EMI har diskuterats att utföras framöver och ett fortsatt arbete och planering kommer ske under 2025.

Vårdgivaren ska utöva egenkontroll, vilket ska göras med den frekvens och i den omfattning som krävs för att vårdgivaren ska kunna säkra verksamhetens kvalitet. Egenkontrollen kan innefatta jämförelser av verksamhetens nuvarande resultat med tidigare resultat, i jämförelse med andra verksamheter, nationella och regionala uppgifter.

Processen för egenkontroll har utvecklats under året. Alla skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer har fått svara på frågor kring organisatoriska och fysiska förutsättningar för hälso- och sjukvårdsarbetet, så som kännedom om verksamhetens ledningssystem, aktivt deltagande i verksamhetens förbättringsarbete, lokaler, utrustning, journalföring, remisshantering och kompetensutveckling. Resultatet har sammanställts av MLA respektive PLA, som gjort en sammanfattande bedömning av eventuella utvecklingsbehov i professionsgrupperna utifrån svaren. På övergripande nivå har ledningsgruppen för hälso- och sjukvård gjort en övergripande sammanställning (se bilaga 2 på egenkontrollplan). Årets egenkontroll landade i den sammanfattande bedömningen att verksamheten bedriver säker vård som är kunskapsbaserad och ändamålsenlig, säker, patientfokuserad, effektiv, jämlik och ges i rimlig tid. Ett utvecklingsområde som framkom i egenkontrollen är att det saknas ett system för systematisk journalgranskning, vilket kommer att bli en aktivitet i kommande års patientsäkerhetsarbete. Vi ser behov av att fortsatt vidareutveckla vår egenkontroll, till att innefatta resultat, måluppfyllelse och patientperspektiv.

Arbetet med avvikelser, risker och klagomål sker enligt systematik där situationen eller händelsen identifieras, rapporteras, analyseras och åtgärdas. Sedan årsskiftet 2023–2024 sker alla förbättringsrapporter (avvikelser, risker, klagomål och synpunkter) digitalt i systemet Prorenata. Det digitala systemet underlättar för rapportören då den digitala blanketten är lättillgänglig och enkel att fylla i. Den skickas sedan digitalt till en funktionsbrevlåda för vardera professionen skolsköterska/skolläkare och skolpsykolog. MLA handlägger ärenden för EMI och PLA handlägger ärenden som psykologerna skickat in. Ärendet följs i systemet, klassificeras och diskuteras på ett förbättringsmöte. Åtgärderna följs upp och justeras vid behov. Det digitala systemet förenklar handläggningen och ärenden är lätta att följa och arbeta med över tid.

Genom systemet kan statistik plockas ut. En gång per termin samlas verksamhetscheferna för HSL, MLA och PLA för ett analysmöte. Förbättringsrapporterna bearbetas på en aggregerad nivå och trender och samband analyseras. Analysmöten gör det möjligt att agera och göra förändringar på ett övergripande plan så att verksamhetens patientsäkerhet hela tiden förbättras.

Mer detaljerad information om årets förbättringsarbete följer nedan.

Öka kunskap om inträffade vårdskador

Genom identifiering, utredning samt mätning av skador och vårdskador ökar kunskapen om vad som drabbar patienterna när resultatet av vården inte blivit det som avsetts. Kunskap om bakomliggande orsaker och konsekvenser för patienterna ger underlag för utformning av åtgärder och prioritering av insatser.

Inträffade händelser rapporteras in på en för ändamålet avsedd digital blankett i systemet Prorenata. Blanketten innefattar avvikelser, risker och klagomål/synpunkter. Rapportering av inträffade händelser sker för skolsköterskor/skolläkare till MLA och för skolpsykologer till PLA genom en funktionsbrevlåda. Rapportören ansvarar själv för att göra en analys till varför händelsen inträffat, reflektera kring påverkansfaktorer, sätta in adekvata åtgärder som behöver tas i direkt samband till händelsen samt ge förslag på förbättringar. Vid behov sker detta i samråd med MLA/PLA eller verksamhetschef HSL. MLA/PLA vidtar vid behov vidare åtgärder vid inkommen rapport och avvikelsen diskuteras sedan vid möte med grupp bestående av MLA, PLA och verksamhetschef HSL för grundskola respektive gymnasieskola. Denna grupp möts två gånger per termin för respektive verksamhet och inom ramen för denna grupp genomförs analys av inträffade händelser, bedömning av klassificering, eventuell vidare utredning, åtgärdsplanering samt uppföljning. Vid behov kan gruppen ha tätare möten.

Under 2024 inkom 41 förbättringsrapporter från EMI (skolsköterskor, skolläkare). Dessa innefattade 34 avvikelser, 1 klagomål/synpunkter och 12 identifierade risker. När det gäller avvikelser bedömdes ingen avvikelse vara av betydande allvarlighetsgrad. 24 avvikelser var av måttlig allvarlighetsgrad och 10 av mindre allvarlighetsgrad (se klassificeringsmatris, bilaga 3).

9 förbättringsrapporter inkom från skolpsykologgruppen under 2024. Av dessa bedömdes 3 händelser vara av måttlig allvarlighetsgrad, medan de övriga 6 var av mindre grad. I dessa rapporter identifierades 6 inträffade avvikelser och 4 risker. Ingen rapport om identifierade klagomål eller synpunkter har inkommit under 2024 i psykologgruppen. Ingen inträffad händelse eller identifierad risk under 2024 har bedömts vara av allvarlig grad. Rena klagomål klassificeras inte. Notera att en förbättringsrapport kan innehålla exempelvis både en avvikelse och en risk eller att ett klagomål också kan innebära en avvikelse.

Det totala antalet förbättringsrapporter för EMI är jämförbara med 2023 år då rapporterna var 40. Detta kan jämfört med 2022 då rapporterna var 51 och 55 under 2021. Fördelningen under 2024 är en annan än under 2023 då antalet förbättringsrapporter gällande risker ökade i antal. Antal risker var 3 under 2023 och ökade till 12 under 2024. Antalet faktiska avvikelser har minskat något under 2024 och att de fortsätter minska bedöms bero på att fler elever fångats upp via checklistor och därmed kunnat åtgärdats. För skolpsykologerna ses samma antal förbättringsrapporter som 2023, 9 stycken. Mellan 2021–2024 har antalet förbättringsrapporter varierat mellan 9–15 med en topp 2022. Skolpsykologerna har senaste året haft en omfördelning av vissa arbetsuppgifter kopplade till hälso- och sjukvård. Skolpsykologerna i grundskolan har under 2024 fortsatt genomfört färre psykologutredningar, då konsultpsykolog köpts in för att avlasta i uppdraget och för att möjliggöra ökad medverkan på skolornas elevhälsoteamsmöten av skolpsykolog. Skolpsykolog på gymnasiet skickar färre remisser till hälso- och sjukvården efter att vården på olika sätt ändrat sina rutiner för remittering och mottagande av remisser. Mindre antal hälso- och sjukvårdsuppgifter kan påverka antal förbättringsrapporter.

Sammanställning och analys av avvikelser, klagomål och risker för 2024 kommer nedan under separata rubriker.

Den sammantagna bedömningen av arbetet med negativa händelser är att nuvarande system med digital inrapportering, avvikelsehantering samt återkoppling, diskussioner och utbildning med professionsgrupperna möjliggör att identifiera eventuella vårdskador i rimlig tid. Utifrån en identifierad brist infördes under 2022 analysmöten en gång per termin, och planen är att fortsätta med detta.

Förebyggande insatser görs i syfte att minska risken att negativa händelser uppstår.

Tillförlitliga och säkra system och processer

Genom att inkludera systematiskt patientsäkerhetsarbete som en naturlig del av verksamhetsutvecklingen kan både de reaktiva och proaktiva perspektiven på patientsäkerhet bejakas. Genom att minska oönskade variationer stärks patientsäkerheten.

För både EMI och skolpsykologgruppen finns processer med tillhörande rutiner identifierade. Revidering av processer som beskriver rutiner och tillvägagångssätt har skett kontinuerligt under året. Arbetet med att utforma ett ledningssystem i form av digitala processkartor fortsätter och utvecklas. En dokumentbank byggs upp i samband med detta arbete. Den, tillsammans med processkartorna, ska vara ett stöd och en vägledning i arbetet för skolsköterskor och skolläkare respektive skolpsykologer.

Skolpsykologerna har aktuella processer och rutiner kopplade till de arbetsuppgifter som räknas som hälso- och sjukvård, så som exempelvis psykologutredning, remittering, journalföring och samtal med elever på gymnasiet.

För skolsköterskorna finns bland annat tydliga processer för vaccinering av elever, för hälsosamtalet och för remiss till annan vårdgivare. Det finns även processer för de undersökningar skolsköterskan utför, till exempel syn- och hörselundersökning, ryggscreening och tillväxtmätning. Det finns rutiner med checklista vid stadiebyten och vid byte till gymnasiet. Det har medfört att elever som av någon anledning inte blivit vaccinerade, erbjudits hälsosamtal eller ett hälsobesök i grundskolan har identifierats. Genom checklistor har dessa elever kunnat erbjudas vaccin eller hälsosamtal. Det har kvalitetssäkrat övergången mellan stadier och till gymnasiet. Med det nya journalsystemet Prorenata har “Smarta checklistor” förbättrat patientsäkerheten då det på ett överskådligt sätt går att se alla elever i en specifik klass och om de har genomgått det basprogram i de specifika nyckelåldrarna som EMI erbjuder. Där går det också följa om vårdnadshavare tackat ja eller nej till vaccin som ingår i det Nationella vaccinationsprogrammet. Det gör samtyckesprocessen enklare och säkrare då samtycken signeras genom bank-id och skickas in digitalt.

Under 2022 har EMI kvalitetssäkrat processen när det gäller beställning av vaccin i grundskolans organisation. Det finns nu ytterligare en skolsköterska som gör beställning av vaccin. Detta för att elever ska kunna erbjudas vaccin enligt det nationella barnvaccinationsprogrammet. Arbetet med att säkerställa beställning av läkemedel och medicinskt förbrukningsmaterial fortsätter under 2025. Fler skolsköterskor bör kunna göra beställningar då det i dagsläget är sårbart med enbart en skolsköterska med detta uppdrag och behörighet. Genom journalsystemet Prorenata har fler funktioner införts för att säkerställa att väntelistor för uppföljningar och bevakningar blir användarvänliga och mer patientsäkra.

Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet har gemensamma processer och rutiner för det systematiska förbättringsarbetet innefattande rapportering, hantering och analys av risker, avvikelser och klagomål/synpunkter, egenkontroll samt loggkontroll.

Säker vård här och nu

Hälso- och sjukvården präglas av ständiga interaktioner mellan människor, teknik och organisation. Förutsättningarna för säkerhet förändras snabbt och det är viktigt att agera på störningar i närtid.

Riskhantering

Vårdgivare ska fortlöpande bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. För varje sådan händelse ska vårdgivare uppskatta sannolikheten för att händelsen inträffar, och bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen.

Riskhantering görs fortlöpande i verksamheten, och sker enligt viss systematik. I den förbättringsrapport som finns kan medarbetare, förutom avvikelser och klagomål, rapportera in risker som identifierats i verksamheten. Dessa hanteras fortlöpande under året i samma gruppkonstellationer som hanterar inkomna avvikelser, samt att vi två gånger per år har analysmöten i Ledningsgrupp HSL där riskerna analyseras på en övergripande nivå.

Sammantaget har det under 2024 identifierats och dokumenterats 12 risker i EMI och 4 risker i skolpsykologgruppen. Av de 12 riskerna i EMI var 7 av måttlig grad och 5 av mindre grad. I psykologgruppen klassificerades 2 risker att vara av måttlig grad och 2 av mindre grad.

Identifierade risker hos skolsköterskorna är bland annat att meddelandefunktionen i mobiltelefonen ej har fungerat. När vårdnadshavare tagit kontakt och lämnat meddelande har de ej blivit uppringda.

Mobiltelefonen var defekt och byttes ut. Vidare har organisationen förändrats vid en enhet utan att systemförvaltare blivit informerad. Det innebär risker då rätt organisation är en förutsättning när personal i EMI ska dokumentera i Prorenata. Ett par risker har identifierats när det gäller handläggning av inloggningar till Prorenata samt att inloggning till Prorenata kan ske utan att identifiering är nödvändig när inloggning har gjorts en gång under dagen. Osäkerhet i användningen av det nya journalsystemet Prorenata har medfört risk att skicka meddelanden som inte är ämnade för mottagaren. Viktigt att utbildning och information fortsätter fortlöpande. Risk har identifierats för elever som av någon anledning inte kommer till skolan. De uteblir också från medicinska uppföljningar. Vikarierande skolsköterska hade ej tillräcklig information angående ordination av vaccinationer. Rutinen angående vaccinering uppdateras med tydligare beskrivning av vaccinationsprocessen.

En risk som också har identifierats är att frånvaro av skolsköterska 20% inte tillsats med en vikarie. Detta skulle kunna innebära en risk i patientsäkerheten till följd av ökad arbetsbelastning för de skolsköterskor som berörs. För att minimera denna risk har en risk- och konsekvensanalys gjorts där planerade åtgärder beskrivits som till exempel en tydlig plan för de ordinarie skolsköterskor som kommer att täcka upp för frånvaron. Tydlig uppföljning och återkoppling av insatsen till ordinarie skolsköterska och ledning planeras in. Strukturer har upprättats så att kommunikationen och uppföljning mellan skolsköterskorna underlättas.

En risk som inkom från psykologgruppen var kring att elev erbjöds undervisning i lokal där samtidig hälso- och sjukvårdsinsats skulle genomföras. Utifrån detta deltog ledningsgrupp HSL i riskanalys kopplat till att kunna erbjuda elever undervisning i lokaler där det genomförs hälso- och sjukvårdsinsatser. Risker har identifierats och åtgärder för att säkra patientsäkerhet och kvalitet har satts in. Vidare har det identifierats risker kopplat till problem i mobiltelefonens meddelandefunktion, problem med inloggning till journalsystem när intranätet ligger nere samt en skillnad från de gamla till det nya journalsystemet i hur kontaktuppgifter till anhöriga sparas efter myndighetsdag.

De risker som beskrivs är dokumenterade risker som behandlats enligt den modell och systematik som finns i organisationen. Trots att förbättringsrapporter som innehåller risker har ökat under 2024 finns det fortfarande ett stort antal risker som uppmärksammas och hanteras utan att de fångas upp på ett systematiskt sätt. Det är fortsatt ett utvecklingsområde som kommer att behandlas under de årliga utbildningarna i förbättringsarbetet samt diskuteras vid professionsträffar under verksamhetsåret.

Målet är att samtliga risker ska införlivas i systemet, då detta ökar systematiken och patientsäkerheten. I nedanstående tabell framgår inkomna risker samt förbättringsförslag kopplade till dessa.

Skolsköterskor grundskola

Skolsköterskor - gymnasiet

Skolpsykologer - grundskola

Skolpsykologer - gymnasiet

Stärka analys, lärande och utveckling

Analys och lärande av erfarenheter är en del av det fortlöpande arbetet inom hälso- och sjukvården. När resultaten används för att förstå vad som bidrar till säkerhet, hållbarhet, önskvärd flexibilitet och goda resultat, kan verksamheten utvecklas så att kvaliteten och säkerheten ökar och risken för vårdskador minskar.

En verksamhet som tillämpar ett tillitsbaserat arbetssätt och har en grund med psykologisk trygghet bidrar till att medarbetare vågar blotta sig och skriva om misstag som begås. Då har verksamheten större förutsättningar att lyckas i förbättringsarbetet. För att öka delaktighet och lärande av negativa händelser sker en återkoppling av avvikelser, risker och klagomål och hur de hanterats i respektive professionsgrupp regelbundet under året. På samma sätt återkopplas och diskuteras resultat och lärdomar från eventuella anmälningar enligt lex Maria. Ett utvecklingsområde för lärande är att på sikt utveckla ett system för journalgranskning. Alla vaccinationer som ges inom EMI registreras i det Nationella Vaccinationsregistret hos Folkhälsomyndigheten. Det möjliggör en analys av vaccinationstäckningen i kommunen som kan användas i jämförelse med andra kommuner och andra delar av landet.

Sedan Region Norrbotten 2022 sade upp avtalet de hade med Norrbottens Kommuner angående hälsoenkäter och uppföljningen av dessa har EMI i Luleå kommun planerat för en hälsoenkät integrerad i journalsystemet Prorenata. Inför läsåret 2024/2025 var den nya hälsoenkäten färdig att användas i samband med hälsosamtalen i åk 4 och åk 7 i grundskolan samt åk 1 på gymnasiet. Under hösten 2024 har flera grupper av elever i dessa årskurser svarat på enkäten och statistik har börjat inhämtas. Kring resultaten sker samverkan med Verksamhetsutvecklare inom AUF för att hitta nyckelfrågor för bland annat ”Trygghet och Studiero” samt ”Rätt till stöd” där statistiken blir intressant för verksamheten. Andra frågor som är intressanta för EMI är till exempel hur fysiskt aktiva eleverna är och hur de mår psykiskt, fysiskt och existentiellt.

Varje år hålls en utbildning gällande avvikelser, risker och klagomål/synpunkter med samtliga skolsköterskor och skolpsykologer inom grundskolan och gymnasiet. Syftet är att öka kunskapen och förståelsen för var fokus i patientsäkerhetsarbetet bör ligga och för att åskådliggöra förbättringsområden. Den ska också stimulera till rapportering samt öka intresset för förbättringsarbete. Utbildning och kontinuerlig dialog stärker lärande och delaktighet.

Avvikelser

Avvikelserapportering görs av skolsköterskor, skolläkare och skolpsykologer vid händelser som utgör risk för vårdskada. För att stimulera till inrapportering av händelser hålls årligen utbildning kring avvikelsehantering och patientsäkerhet med skolpsykologer och skolsköterskor. Återkoppling av avvikelser och hur de hanterats tas upp i respektive professionsgrupp för att öka delaktigheten och skapa möjligheter till ett lärande av varandra.

Under 2024 inkom 34 avvikelser från skolsköterska/skolläkare (varav 10 var skrivna av gymnasiets skolsköterskor) samt 6 avvikelser från skolpsykologgruppen. Av avvikelserna som kom in till EMI har 10 bedömts vara av mindre betydelse (grön) och 24 bedöms vara av måttlig betydelse (gul). I skolpsykologgruppen bedömdes 1 vara av måttlig allvarlighetsgrad och 5 av mindre grad. Ingen avvikelse har bedömts vara allvarlig och ingen avvikelse har föranlett en lex Maria-anmälan.

Till följd av införandet av ett nytt journalsystem har avvikelser kring detta varit en av de största posterna. Problemen har framför allt rört sig om att personnummer har ändrats för elever som har tillfälliga personnummer. När eleven har förts över från journalsystemet PMO har eleven fått ett nytt tillfälligt personnummer och journalen har då inte följt med över vid övergången till Prorenata.

Verksamheten kan fortsatt se att införandet av checklistor för EMI gör att undersökningar och vaccineringar som inte är utförda kan fångas upp och erbjudas i efterhand. Andelen avvikelser som rör vaccinering och ryggbedömningar har minskat under 2024. Detta bedöms bero på de checklistor och den bevakningslista som nu används för att på ett patientsäkert sätt följa elevernas genomförda basprogram och elevens uppföljningar. När eleven byter skola kan nästa skolsköterska se eleven på bevakningslistan och det som förut var en svag länk när det gäller planerade uppföljningar har blivit säkrare. Andelen avvikelser ligger på en jämförbar nivå med året 2023. Avvikelser kopplade till uppföljning av ryggasymmetrier har minskat jämfört med 2023. Slutsatsen av det är att rutinerna kring bevakningslistor och uppföljningen av ryggasymmetrier fungerar bättre än den gjort tidigare. I grundskolans organisation har antalet avvikelser kring vaccinationer minskat. Detta bedöms bero på införandet av ordination av vacciner och checklistor. Fortfarande hittas elever, främst i gymnasiet där dokumentationen sedan tidigare inte varit tillräcklig. Trots checklistor missar skolsköterskor i grundskolan elever som inte är fullständigt vaccinerade. Detta bedöms bero på den mänskliga faktorn då det är ett stort antal elever som ska gås igenom. Under 2024 har det inte kommit in några avvikelser kring missade hälsosamtal. Att journalsystemet Prorenata uppdateras med elevuppgifter från skolsystemet Edlevo varje dygn bedöms vara en stor bidragande faktor till att dessa avvikelser helt har försvunnit. Skolsköterskan har bättre överblick på eleverna i de klasser där hälsosamtalen genomförs, då nyinflyttade elever kommer in i systemet snabbare. Avvikelser kring remisser skickade till BUP med frågeställningen neuropsykiatrisk frågeställning förekommer inte längre då skolan inte längre skickar remisser med den frågeställningen till BUP-linjen. Det har däremot inkommit avvikelser kring förfrågan om pedagogiskt underlag där vårdnadshavare kontaktat skolsköterskan med en sådan förfrågan. En förfrågan om det pedagogiska underlaget ska gå från hälsocentralen skriftligt till skolans rektor och är ett pedagogiskt dokument. Fortfarande finns det brister i handläggningen av detta hos hälsocentralen. Fortfarande ses en del avvikelser kring postgången, men att brev kommer fel har blivit ovanligare.

Sammanfattningsvis ses en förändrad fördelning av avvikelserna gällande EMI under 2024. Avvikelser kring vaccinationer och ryggbedömningar har minskat. Detta bedöms bero på användande av checklistor och mer användarvänliga bevakningslistor. Under året har administrativa och tekniska orsaker till avvikelser ökat. Detta kan kopplas till det nya journalsystemet Prorenata som har medfört en del inkörningsproblem. Framåt bedöms Prorenata vara ett säkert och lättarbetat dokumentationssystem som dessutom medför flera funktioner som ökar patientsäkerheten. Några av dessa har nämnts ovan.

Gällande avvikelser från skolpsykologgruppen så ses teman kopplade till missade och försenade åtgärder, journalsystem, teknisk utrustning samt arkivering och dokumentation. Vissa händelser har kunnat kopplas till faktorer som inte varit möjligt att påverka, så som tolkbrist och tekniska fel, medan andra händelser har lett till uppdatering och förstärkning av rutiner för att försöka säkerställa att de inte upprepas.

Gemensamt bedöms att det fortsatt finns ett behov att stärka rutinen och framhålla vikten av dokumentation gällande alla hälso- och sjukvårdsuppgifter. Om dokumentation i journal saknas går det inte att följa vårdförlopp eller bedöma om eleven fått rätt insatser. Rutiner finns för de processer som berörs i avvikelser, såsom vaccination, remittering och journalföring. En analys kopplad till negativa händelser som orsakats av den mänskliga faktorn kan vara att det periodvis råder hög arbetsbelastning för professionerna. Detta kan härledas till att flera skolsköterskor och skolpsykologer har ett högt elevantal i förhållande till föreslagna rekommendationer som anges i SOU 2021:11, “Bättre möjligheter för elever att nå kunskapskraven”.

Se tabell nedan för översikt av inkomna avvikelser i respektive yrkesgrupp.

Skolsköterskor - grundskola

Skolsköterskor - gymnasiet

Skolsköterskor gymnasiet - inrapporterade avvikelser

Skolpsykologer - grundskola

Skolpsykologer - gymnasiet

Klagomål och synpunkter

Information om hur klagomål och synpunkter på Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet kan lämnas finns på Luleå kommuns hemsida. För att ytterligare möjliggöra lämnande av klagomål eller synpunkter har ledningsgrupp HSL undersökt olika digitala lösningar för detta. Beslut har fattats om att använda den kommungemensamma e-tjänsten för klagomål och synpunkter, som under året har modifierats för att innehålla alternativ passande för hälso- och sjukvårdsverksamheten.

Klagomålsärenden som inkommer ska av sekretesskäl gå direkt till verksamhetschef HSL. Med anledning av att den kommungemensamma e-tjänsten ska modifieras, så behöver arbetet med en anpassad väg för Elevhälsans hälso- och sjukvårdsverksamhet pausas tills e-tjänsten har uppdaterats.

I förbättringsrapporten innefattas klagomål och synpunkter, för att öka systematiseringsgraden samt underlätta för medarbetare att förmedla inkomna synpunkter. Klagomål och synpunkter ska hanteras i förbättringsarbetet och analyseras tillsammans med negativa händelser och risker. I de fall synpunkter inkommer från IVO i samband med lex Maria-anmälan så hanteras dessa. Att systematiskt rapportera in klagomål och synpunkter är ett område som fortsatt behöver arbetas vidare med. Under 2024 har ett klagomål/synpunkter registrerats till EMI. Klagomålet/synpunkten kom in via telefon direkt till Verksamhetschef HSL i grundskolan. Ärendet följdes upp av MLA och kunde avslutas med att vårdnadshavare kände sig nöjd med den information och bemötande denne fått. Inga klagomål och synpunkter har inkommit till skolpsykologgruppen. Se nedanstående tabell för sammanfattning av klagomål och synpunkter.

Skolsköterskor - grundskola

Skolsköterskor - gymnasiet
Inga registrerade klagomål eller synpunkter som inkommit under 2024.

Skolpsykologer - grundskola
Inga registrerade klagomål eller synpunkter som inkommit under 2024.

Skolpsykologer - gymnasiet
Inga registrerade klagomål eller synpunkter som inkommit under 2024.

Öka riskmedvetenhet och beredskap

Alla delar av vården behöver planera för en hälso- och sjukvård som flexibelt kan anpassas till kortsiktigt eller långsiktigt förändrade förhållanden med bibehållen funktionalitet, även under oväntade förhållanden. I patientsäkerhetssammanhang beskrivs detta som resiliens.

Beredskapsplaner för olika scenarier av frånvaro finns gällande både skolsköterskor och skolpsykologer, för att vid behov kunna säkra grundläggande bemanning som krävs för arbetsuppgifterna.

Beredskapsplaner har under året tillskapats för frånvaro hos skolläkare, medicinskt ledningsansvarig skolsköterska (MLA), psykologiskt ledningsansvarig skolpsykolog (PLA) samt påbörjats gällande frånvaro hos verksamhetschef HSL.

Som del i skolans övergripande krisarbete har skolpsykologer och EMI deltagit i krisarbete ute på enheterna under året. Krisarbete och krisorganisationen har under året setts över och förtydligats.

Under 2023 fanns en plan att introducera en ersättare när det gäller beställning av läkemedel och medicinskt förbrukningsmaterial. Det har fått skjutas framåt som en del i arbetet med att skapa en rutin för ersättare för MLA vid frånvaro. En plan kring ersättare av MLA om denne är frånvarande är skapad och behöver utvecklas så att det också finns en ersättare när det gäller beställning av läkemedel.

Mål: "Ökad delaktighet och kunskap om samt förstärka arbetet med det systematiska förbättringsarbetet gällande avvikelser, risker samt klagomål och synpunkter"

Mål: "Aktuella, uppdaterade, relevanta processer och rutiner som är kända och används i det dagliga arbetet"

Mål: "Informationssäker hälso- och sjukvårdsverksamhet".

Mål: "Ökad kunskap och medvetenhet om kvalitetshöjande faktorer som krävs för att bedriva patientsäker vård".

Mål: "Ökad patientdelaktighet och möjlighet till påverkan av vården".

Mål: "Ökad digitalisering"

Mål: "Öka riskmedvetenhet och beredskap i vår verksamhet"

Mål: "Stärka vårdprocesser så elever får rätt vård på rätt nivå vid rätt tillfälle"